Cierre del ejercicio: 5 revisiones útiles y 1 recomendación

Llegó la hora del cierre del ejercicio, con mucho por delante por revisar y ajustar.

Aparte de las operaciones típicas y obligatorias como liquidación de impuestos, variación de existencias o facturas pendientes de recibir, entre otras, se deben hacer muchas revisiones.

Cada uno tiene sus revisiones preferidas. Aquí van algunas de las que a mi me parecen muy útiles y necesarias para que nuestra contabilidad sea más fiable.

1. Compara los saldos de este año con los del anterior

En una hoja Excel, descarga un balance de sumas y saldos del ejercicio que vas a cerrar junto al del anterior. Lo ideal es tenerlo con el siguiente formato:

Ejemplo cuentas alquiler- Z1 Gestión

De esta forma, es más fácil localizar gastos o ingresos pendientes o mal contabilizados. En el ejemplo, es posible que falten periodos por contabilizar de renting de fotocopiadoras, y también es posible que no hayamos registrado el pago del dominio de la web, o que esté en otra cuenta por error.

Puedes dar formato condicional en excel a los porcentajes que superen una cifra concreta.

2. Comprueba que están todas las facturas de los gastos fijos

Aparte de la comprobación anterior conviene llevar un registro, y a ser posible una previsión, de los gastos fijos. De esta forma, sabremos que si la factura de electricidad llega todos los meses, nos tiene que llamar la atención si un mes no tiene saldo.

Aprovecha para eliminar o reducir algunos gastos.

3. Confirma saldos y operaciones con proveedores, acreedores y clientes

Esta parte está implícita en la declaración 347, pero lo ideal es empezar cuanto antes. Mejor por email que por teléfono.

Seguramente te encontrarás con que no todos los terceros tienen cerradas sus cuentas y pueda faltar algún movimiento.

4. Analiza la antigüedad de tus créditos a clientes

Puedes aprovechar el cierre contable además para reclamar las deudas de tus clientes. En todo caso, puede haber algunos saldos demasiado antiguos como para seguir figurando en el balance.

Lo más probable es que no nos venga bien dotarlos como clientes de dudoso cobro, ya que es una pérdida del ejercicio, pero en algún momento hay que hacerlo, y además si sabes que no lo vas a cobrar, el balance no reflejará la imagen fiel.

Esto no significa que renuncies a seguir reclamando la deuda. Se puede llevar un control extracontable de estas deudas, y si finalmente se cobra se vuelve a registrar como ingreso del ejercicio.

5. Revisa el inventario del inmovilizado.

Es posible que la mesa de oficina que tiramos hace dos años, o la aplicación informática que quedó obsoleta y ya hemos desinstalado sigan figurando en nuestro inmovilizado.

Es verdad que seguramente estén totalmente amortizadas y por tanto su saldo sea cero, pero conviene que ese inventario refleje la realidad del patrimonio de la empresa.

 

Aprovecha el nuevo ejercicio para definir mejor tus cuentas de ingresos y gastos

Lo ideal es personalizar el plan contable para que te de la máxima información. Por ejemplo, es mejor tener separado el consumo de electricidad de la nave del de la oficina, siempre que haya contadores separados.

Es más fácil de analizar después. En este otro artículo te doy más ideas sobre este punto, que es realmente interesante.

 

Cuéntanos cuales son tus revisiones imprescindibles.

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