Balance y cuenta de resultados como herramientas de gestión

Cómo convertir el balance y la cuenta de resultados en herramientas de gestión

Siempre he sido partidario de convertir lo obligatorio en algo útil. Las cuentas anuales de por sí ya lo son, puesto que sirven para que los agentes internos y sobre todo externos conozcan mejor la situación de la empresa.

Sin embargo, como herramienta interna de seguimiento y control hay opciones mejores. Cualquier informe diseñado a medida da una información más ajustada a nuestras necesidades. Pero tampoco hay que despreciar estos estados, y ya que es obligatorio hacerlos podemos diseñarlos de tal forma que sean más útiles.

Por un lado está lo oficial…

Es decir, las cuentas anuales, que incluyen además la memoria. Se entregan a los bancos, proveedores o cualquier otra entidad que los requiera. 

Aunque no sean oficiales, se pueden emitir también balances y cuenta de resultados a lo largo del ejercicio si algún agente externo lo requiere. En estos casos lo mejor es mantener un formato neutro.

Los modelos oficiales del PGC son ideales para los agentes externos. Ayuda a que se lean mejor, ya que es el mismo formato que para el resto de empresas con las que puedan trabajar.

En cualquier caso, no conviene distraer con ninguna floritura que lo único que va a traer son preguntas que no tienen que ver con la interpretación propia de estas cuentas.

… y por otro lo interno. Personaliza tus cuentas

Cualquier informe a nivel interno debe transmitir de una forma rápida la información necesaria para su análisis. Para que esto ocurra hay que intentar destacar lo importante. Y esto se puede hacer con colores, con gráficos, con tendencias…

Vamos con la personalización de nuestro balance y cuenta de resultados:

  • Añade porcentajes a la derecha de cada cifra. En principio los más prácticos son sobre el activo-pasivo total y sobre los ingresos en el caso de la cuenta de resultados. Si las referencias en tu caso son otras, cámbialas o añade más de una columna de porcentajes.
  • Rellena o sombrea los epígrafes principales. No se trata de hacer un arco iris, pero sí que destaquen más que con una simple negrita. Basta con poner grises, azules claros o algún color más o menos neutro.
  • Fuera del área de las partidas se puede añadir información relevante como el fondo de maniobra o distintas relaciones entre activo y pasivo o corriente y no corriente.
  • Se pueden añadir ratios y comparativas entre un ejercicio y otro.
  • Gráficos. Se puede incluir uno genérico de doble barra, uno para el activo y otro para el pasivo y el patrimonio neto, donde ver claramente las proporciones de las grandes masas patrimoniales. Es muy interesante el gráfico circular (de tarta) para ver la composición tanto de partidas de balance como de ingresos o gastos.

¿Hay que hacerlo a mano?

Como siempre, para que esto sea algo ágil hay que intentar automatizarlo.

Cualquier aplicación de contabilidad tiene modelos oficiales de balance y cuenta de resultados. Estos modelos no siempre son estéticos ni funcionales. A veces sacan la información en dos o más hojas, con muchas partidas en blanco y hay que adaptarse al nivel de agregación. Aunque a veces permitan personalizar, no suele ser la mejor opción.

Para mi gusto, lo mejor es enviar un balance de sumas y saldos a excel y a partir de ahí hacer la plantilla. En esa plantilla se crean todas las referencias o vínculos a la hoja donde están los saldos y ya puedes hacer lo que quieras con ellos.

Resulta muy útil también tener varias pestañas con más detalles para el caso de que se quiera analizar algún epígrafe o partida o cualquier otro tipo de análisis prediseñado.

Aparte de sacar informes mensuales a medida, el balance y la cuenta de resultados personalizados también se deben sacar mensualmente. Contienen información importante y no se pueden dejar sólo para ocasiones especiales como el cierre del ejercicio.

Para quién es esta información

Ni que decir tiene que el Gerente, Director General o CEO debe saber interpretar un balance de situación y una cuenta de resultados.

Lo que quizás no es tan obvio y además menos frecuente es que los responsables o directores de otros departamentos que no tengan nada que ver con el financiero también lo sepan interpretar. Es fundamental que conozcan los números de la compañía.

Hay diferentes razones por las que estos responsables no manejan esa información. Puede ser porque la empresa no quiere sacar esa información del departamento financiero. Error. O bien porque no haya cultura de que se conozca, o por desinterés de los responsables.

Obviamente cualquier razón es insuficiente. Al menos trimestralmente se les debe hacer llegar información adaptada a sus necesidades.

 

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