Balance de sumas y saldos

Controles periódicos: Cómo revisar un balance de sumas y saldos para los cierres mensuales

Dentro de los cierres mensuales, en la parte referida a la contabilidad, es importante revisar aunque sea de una forma rápida el balance de sumas y saldos. Este balance, también llamado de comprobación (por algo será), es de gran ayuda para mejorar el control de la actividad.

Los saldos de las cuentas dan mucha información, siempre importante, sobre la evolución de las partidas y de la actividad de la empresa.

Si tienes bien estructuradas tus cuentas puedes sacar informes mensuales basados en este balance que te indiquen entre otras cosas el volumen y porcentaje de tus gastos directos, fijos o extraordinarios.

Pero aparte de estos informes fundamentales, la persona que se encargue del control de las cuentas debe ir más al detalle. Resultaría tedioso ir cuenta por cuenta revisando los saldos, aparte de poco productivo e incluso inútil. Por eso hay que buscar otros métodos para que esa revisión sea rápida y útil.

¿Y cómo puedo hacer eso?

Muy fácil. Excel es nuestro gran aliado. Una vez que exportas los saldos a excel puedes hacer cualquier cosa con ellos. Lo ideal sería, si tu aplicación lo permite, tener en una sola pestaña de la hoja de cálculo todas las cuentas con el saldo de cada mes en una columna.

Si además puedes tener los de otros años, mucho mejor, aunque sea en otras pestañas.

En una plantilla, que puede estar en esa hoja o en otra independiente, monta el diseño que mejor te venga para llevar ese control. Hay múltiples formas de vincular los datos, desde tablas dinámicas a búsquedas, operaciones, etc… A mi personalmente me gusta la de “SUMAR.SI”. Pero ya es una cuestión de gustos.

Monta esa plantilla para que te de el máximo servicio con el mínimo esfuerzo. Es preferible dedicarle mucho tiempo al diseño de la plantilla y poco a la ejecución. El diseño lo haces una vez, pero la ejecución para el control la haces todos los meses.

Tipos de control

  • De evolución y/o tendencia:
    • Mediante una tabla o un gráfico se ve la evolución de una determinada cuenta o partida (agrupación de cuentas). Sobre todo para ingresos y gastos. Un saldo que rompe la armonía del resto es susceptible de una revisión más a fondo.
  • De lógica:
    • Saldos extraños invitan a revisar una determinada cuenta. Por ejemplo un proveedor con saldo deudor.
  • De comparación:
    • Se pueden comparar los saldos de un ejercicio con el anterior para detectar cambios o anomalías. Útil en determinados ingresos o gastos. Conviene añadir una columna con el porcentaje sobre ingresos totales.

Qúe tipo de errores se pueden detectar

Los errores, incidencias u omisiones que se pueden detectar con este tipo de controles, suelen ser de este tipo:

  • Asientos no contabilizados. Tales como pagos, facturas, nóminas, declaraciones de impuestos, etc…
  • Asientos duplicados. Del mismo tipo que los anteriores.
  • Errores de tecleado. Como puede ser “olvidarse” de teclear la coma de los decimales (¿te suena?), o algún cero de más. Ahora ya no pasa, pero en el cambio de la peseta al euro era habitual poner el que no correspondía.

Una diferencia importante en una cuenta puede no ser fácilmente detectable en la cuenta de resultados, ya que se agrupan varias partidas, pero sí en el balance de sumas y saldos. Por ejemplo, 1.000 euros más en la partida de servicios exteriores no llama la atención, pero si sueles pagar unos 200 euros mensuales de teléfono y un mes tienes registrados 1.200, eso si lo puedes detectar revisando el saldo de esa cuenta.

Revisar los saldos de las cuentas no detecta el 100% de los errores o de las omisiones. Registrar dos veces el pago de una factura de un proveedor llama la atención si el saldo se queda en negativo, pero si quedan más facturas pendientes puede quedar camuflado.

 

¿Merece la pena?

Definitivamente sí. Hace falta tener el sistema bien montado y bien planificado, para que la hora de la revisión sea lo más efectiva posible. Como indicaba antes, hay que dedicar más tiempo a diseñar las plantillas y menos a la revisión.

Imagina que en la plantilla tienes un botón con una macro que al pulsarlo va avanzando de cuenta y te va mostrando el gráfico de la evolución de esa cuenta. Una revisión visual de un gráfico, si todo va bien, puede durar 1 segundo, así que te puedes revisar 60 cuentas en un minuto.

Si la cuenta tiene alguna incidencia o tendencia que llame la atención puede llevar un poco más, pero merece la pena dedicarle ese tiempo.

Van un par de ejemplos de una hoja sencilla donde se ven claramente saldos no adecuados para ese tipo de cuenta. Se puede elegir el tipo de gráfico que mejor se adapte a lo que necesitamos.

Un saldo positivo (deudor), de un proveedor, indica que existe una incidencia, o al menos algo que merece la revisión de esa cuenta. Puede ser un pago de una factura no contabilizada, un error en un importe, una factura pagada dos veces.

 

El importe del gasto de teléfonos será más o menos constante. Puede depender de otras cosas que haya altibajos, pero lo que no es normal es que un mes esté a cero, como en julio en el caso del ejemplo. Eso indica que no se ha registrado la factura, o que se ha llevado a una cuenta errónea.

 

El balance de sumas y saldos no es sólo una herramienta para el contable. El controller o incluso el responsable o director financiero, tienen una magnífica oportunidad para analizar tendencias en gastos, ingresos, cuentas de tesorería o de terceros. Para estos casos los gráficos aportan una visión global estupenda.

Además, se pueden agrupar partidas, relacionarlas, superponerlas…. En fin, la creatividad depende sobre todo de tu habilidad con excel.

Otra ventaja muy importante es que revisar todos los meses las mismas cuentas te familiariza con ellas, y eso también ayuda a entender el negocio y su evolución.

 

¿Qué partidas revisar?

  • Cuentas de balance
    • Grupos 1, 2 y 3. Al no tener mucho movimiento no tienen demasiado interés (en general) a estos efectos
    • Grupo 4
      • Proveedores y acreedores. Se puede ver en global (todo el subgrupo 40-41) para ver como evolucionan los saldos, y de uno en uno para intentar detectar saldos extraños como vimos en el ejemplo.
      • Clientes y deudores: Igual que el anterior.
      • Remuneraciones pendientes. Permite detectar si no se ha contabilizado la nómina o su pago en un determinado periodo.
      • Administraciones públicas. Igualmente permite detectar la falta o duplicidad de asientos
    • Grupo 5
      • Deudas (créditos) a corto plazo. Si se amortizan (recuperan) periódicamente, permite comprobar de un vistazo si se realizan los asientos correspondientes.
      • Tesorería. La tesorería suele ser muy variable, pero dependiendo de las características peculiares de la empresa puede tener cierto interés vigilar los saldos mensuales.
    • Grupos 6 y 7
      • Los grupos 6 y 7 son los más interesantes de analizar, ya que precisamente son los que indican las tendencias que más deben preocupar a las empresas.
        • Dentro de los servicios exteriores (62) existen muchas cuentas que hay que seguir sin lugar a dudas: Arrendamientos, suministros, teléfonos y comunicaciones, entre otros.
        • El gasto de personal (64), que en muchas empresas es el más importante, no debe quedar nunca sin comprobar que esté registrado. De un vistazo se pueden evitar disgustos posteriores.
        • Gastos financieros (66)
        • Amortizaciones (68). De los más sencillos de comprobar porque suelen ser lineales, y se ve rápidamente si están o no.
        • El grupo 7 de los ingresos no suele tener tanto desglose como el 6, y por tanto es más rápido de revisar, aunque puede necesitar más tiempo porque no es tan lineal como los gastos fijos.
    • Grupos 8 y 9. En general tampoco merece la pena hacer revisiones de este grupo, aunque se puede hacer una global por grupo para detectar posibles errores al teclear y que se hayan metido por error cantidades que iban a otras cuentas.

Una última recomendación. Sistematiza la revisión y escribe aunque sea de forma breve todo lo que hay que revisar para no olvidar nada.

 

Mi objetivo es mejorar el sistema de información de las empresas. A veces son pequeños detalles, pero marcan la diferencia. Si necesitas un mayor control en tu negocio, no dudes en contactar conmigo. Puedo ayudarte a conseguir tus objetivos.

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