Optimización de recursos, tareas y costes

Los recursos son limitados, pero aunque no lo fueran un objetivo claro de cualquier organización debe ser optimizar aquellos con los que cuenta para maximizar su rendimiento.

A pesar de ello, nos encontramos con que muchas empresas no utilizan sus recursos de la manera más óptima, y eso conduce a su infrautilización, duplicidades o ineficiencias.

Desde Z1 Gestión te ayudamos a sacar mayor rendimiento a los recursos de tu empresa, bien revisando procedimientos, procesos, plantillas o rutinas, bien eliminando o reduciendo costes innecesarios o excesivos.

Siempre es posible reducir costes sin que afecte a la calidad del trabajo, y muchas veces es posible incluso mejorando los servicios o los resultados. En ocasiones es más fácil que un agente externo a la empresa identifique y resuelva ineficiencias, que pueden pasar inadvertidas o parecer insalvables para los trabajadores.

Algunos ejemplos de ineficiencias pueden ser:

Hojas de cálculo mal diseñadas

Excel, o cualquier otra hoja de cálculo, tiene un gran potencial de utilización. Igual que una hoja de cálculo bien diseñada nos ayuda a resolver situaciones complejas, una hoja mal diseñada puede traer muchas complicaciones y errores.

Utilización de herramientas equivocadas

El símil sería utilizar una llave inglesa para clavar un clavo en la pared…. teniendo un martillo en la misma caja de herramientas. Un error común es utilizar Excel como base de datos, teniendo Access. Si la base de datos es pequeña no hay problema, pero cuando crece y además queremos utilizar funciones propias de una base de datos tales como búsquedas, agrupación, consultas o informes, la cosa se complica.

Costes incontrolados

Una línea de teléfono que no se utiliza, gastos de conservación o mantenimiento excesivos o que no se saben a qué corresponde, tarifas inadecuadas en determinados servicios. Casi siempre existen costes que se pueden reducir, y aunque puedan parecer cantidades insignificantes, al ser periódicas con el tiempo el ahorro es importante.

Generalmente, la solución pasa por tener una información bien organizada. La contabilidad ayuda mucho a controlar costes y gastos, pero para ello hay que estructurarla de manera adecuada, con una clasificación de cuentas intuitiva, una sistematización de la introducción de apuntes y un buen archivo de documentación.