Compartir Información

Por qué es necesario compartir la información económica dentro de la empresa

Se está escribiendo mucho últimamente sobre la necesidad de que los directores financieros asuman nuevas responsabilidades en la estrategia de las organizaciones. Totalmente de acuerdo.

Aunque también creo que el resto de directores o responsables debe involucrarse más en la parte económica, si es que no lo hacen ya. Eso supone que tienen que conocer y entender la información que se genera en el departamento económico financiero.

La información es la mejor herramienta para estimular la toma de decisiones, y por tanto cualquiera que tome decisiones debe tener máxima información. Y eso lógicamente va en beneficio de la empresa.

¿Por qué en algunas empresas no se hace?

En determinadas compañías hay reticencias a que los distintos responsables tengan información económica más allá del volumen total de ventas, llegando al punto de no conocer por ejemplo el coste del personal a su cargo. Afortunadamente no pasa siempre, pero pasa.

Es difícil averiguar los motivos de que esto ocurra, seguramente porque no exista ningún motivo razonable. Quizá el principal sea la desconfianza de que los datos salgan fuera o se utilicen para fines distintos. Pero si desconfías de tus responsables, ¿por qué los mantienes?.

Conozco incluso casos en los cuales no se entrega información a alguien en concreto por rencillas o porque cae mal.

Además, habría que plantearse qué tipo de trabajo en equipo es aquel en el que no se comparte toda la información.

Niveles y límites para compartir la información

Directivos o responsables
  • Deberían tener acceso prácticamente a toda la información que soliciten, además de aquella que el director financiero o el gerente determinen. Deben conocer a fondo el negocio y la información económica es una fuente esencial.
  • Lógicamente no se deben entregar datos en bruto de todo. Lo normal es que se decida que tipo de información van a recibir periódicamente y se les envíe en un formato amigable y comprensible.
  • Previamente se les debe explicar o ayudar a interpretar esa información, Por ejemplo, si se les entrega todos los meses la cuenta de resultados o, mejor aún, un informe de ingresos y gastos más personalizado, hay que explicar qué significa cada partida, los peligros de que aumenten con respecto a otras, los motivos de que suban o bajen.
  • Generalmente, un responsable o directivo lo es por algún motivo, ya sea por su inteligencia, habilidades, conocimientos, o lo más normal, por todo a la vez. Además conocen bien la empresa. Pueden generar ideas, alternativas, sugerencias o críticas constructivas teniendo una información adecuada.
Resto de trabajadores

Sería bueno que tuvieran acceso a través de los medios oportunos sobre la marcha de la empresa. Tanto si la situación económica y las perspectivas son buenas o malas, los trabajadores deben saberlo.

  • Si son buenas estarán tranquilos, y si además existe una cultura de empresa motivadora, se sentirán orgullosos de formar parte de esa buena situación.
  • La duda surge en qué hacer si la situación es mala. De los peores estados en que puede estar cualquier persona es el de la incertidumbre. Saber que la situación es mala pero no saber hasta que punto mina la moral de cualquier trabajador. Por eso, cuanto más se trata de ocultar, peor.
  • La falta de transmisión de la información relevante en la empresa suele estar relacionado con la falta de comunicación.
  • No se trata de dar detalles como los salarios del resto de trabajadores, ni tampoco hay que soltarle una memoria anual y pretender que se la lean y saquen conclusiones.
  • Se trata más de una labor didáctica. Hay que explicar por ejemplo en que se invierte el excedente de las ventas. Cualquier empresa realiza inversiones para no descapitalizarse, pero no siempre son conocidas por sus trabajadores.

Beneficios de compartir la información

  • Mayor confianza. Qué duda cabe de que la confianza es el motor de cualquier tipo de relación, y en la empresa no lo es menos.
  • Mayor transparencia. La transparencia está jugando un papel cada vez mayor en las empresas. Las cuentas son accesibles a través de los registros. No hay motivo para ocultarlas a los más interesados.
  • Involucrarse más en los objetivos y en su consecución, al ser más conocidos.

 

¿Cuál es tu opinión sobre la necesidad de compartir la información?. Me gustaría conocerla.

 

Mi objetivo es mejorar el control de gestión y el sistema de información de las empresas. A veces son pequeños detalles, pero marcan la diferencia. Si quieres que te ayude en esta tarea, no dudes en contactar conmigo. Puedo ayudarte a conseguir tus objetivos.

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7 Comentarios

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  5. ¡Excelente artículo Juan Carlos! Me ha gustado especialmente la parte en que señalas los beneficios para la organización de compartir la información financiera. Efectivamente, la confianza que se genera al compartir la información ayuda a crear un propósito compartido entre la gerencia y los trabajadores, y, con el tiempo redunda en beneficios que se ven en la cuenta de resultados.

    • Muchas gracias Alberto
      No puedo estar más de acuerdo contigo. La organización es la más beneficiada cuando se comparte información. La confianza es básica en cualquier relación humana, y una empresa no deja de ser un espacio donde se relaciona la gente para conseguir un objetivo común. Cuanto mejor sea esa relación, mejor le irá a la empresa.

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