¿Tienes datos o tienes información?

Si cuando pides información obtienes un listado lleno de datos y columnas, algunos de los cuales no sabes que significan, o una hoja excel indescifrable, necesitas adecuar tu sistema de información.

Es un hecho que las empresas actuales están “cargadas” de datos generados por las múltiples aplicaciones con las que cuentan. Si bien es cierto que esos datos son muy valiosos, mostrados de forma inadecuada aportan poco.

¿Quién va a ser el destinatario de la información?

Hay que distinguir para qué o para quién se va a destinar esa información. Un determinado listado sacado de una aplicación puede ser muy útil para la operativa diaria, ya que ofrece un detalle adecuado para el análisis requerido. Sin embargo, ese mismo informe no sirve de nada al Director o Gerente, que no necesita conocer todos los detalles.

Por tanto, un primer paso sería conocer o identificar los factores clave de la actividad y traducirlos a indicadores. Un cuadro de mando con los indicadores adecuados proporciona una información de mucha mejor calidad para la toma de decisiones que un listado lleno de cifras.

Cuestiones a tener en cuenta en un sistema de información

  • Un aspecto importante es la exactitud de los datos, de forma que genere confianza. Hay que estructurar y sistematizar la entrada o captura de datos.  Independientemente de que esa entrada sea manual o automática, debe haber algún medio de comprobar su veracidad. Si el dato de entrada es de mala calidad o erróneo, la información que genera también lo será.
  • No menos importante es la organización adecuada de los datos. Lo ideal es tenerlos en una base de datos, bien a través de un ERP, o de un gestor de bases de datos, tipo Access. Datos adicionales se pueden guardar en hojas de cálculo, pero no debe ser la norma.
  • La salida de datos en forma de información debe ser además comprensible y relevante.

 

 

Adaptar el sistema de información a las necesidades de la empresa y de cada usuario no debería ser complicado. Pero sobre todo hay que tener claro qué es lo que se necesita.

La tecnología no da la felicidad … aunque ayuda

Efectivamente, tener lo último en herramientas informáticas no garantiza por si mismo que todo funcione bien. El éxito está en el uso que se haga de los recursos disponibles. Esto incluye tanto el diseño de los procesos como la capacidad y la actitud de las personas que los realizan.

Con menos recursos se puede montar un sistema de información aceptable, en especial en el caso de Pymes. Si una buena información sirve para tomar buenas decisiones que generen recursos económicos adicionales, estos se pueden reinvertir en ir ampliando el sistema actual.

La información siempre ha sido poder, y lo seguirá siendo.

 

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