¿Tienes presupuesto para 2017?

Si la respuesta es , ¡enhorabuena!. Si no, aún estás a tiempo de corregirlo. Cuando hagas tu primer presupuesto ya no podrás volver a vivir sin él.

Al final del artículo te dejo una plantilla en excel para que te sea más fácil.

 

¿Para qué necesito un presupuesto?, si no tengo ni idea de cuanto voy a vender.

Precisamente por eso, entre otras cosas. No sabes si en marzo vas a vender 100, 1.000 ó 10.000, pero lo que sí deberías de saber es cuánto te puedes gastar en cada uno de esos escenarios.

Una de las múltiples ventajas de los presupuestos es que te hacen consciente de la cantidad de dinero que ganas o pierdes según lo que vendas. En el caso anterior, si prevemos que vendiendo 100 perdemos 500, haremos todo lo posible para vender más.

Hay una serie de gastos fijos que se producen aunque no se venda nada, y esos obviamente hay que cubrirlos.

Además, hay gastos variables que sólo se generan si producimos. Esto gastos o costes no son lineales ni automáticos. Dependen del producto o servicio y de las economías de escala, entre otras cosas.

Quiere decir que vender 10.000 no me garantiza el beneficio. Tengo que saber de que se componen esos 10.000.

Vale, ¿entonces cual es mi punto de equilibrio?

No hay una respuesta única. Depende del margen de beneficio de los productos y/o servicios que se vendan. Afortunadamente, con hojas de cálculo se pueden simular estos escenarios y tratar de buscar el que más nos interesa, el más sencillo o el más probable de alcanzar.

Por ejemplo, dentro de excel, la función Solver permite maximizar el beneficio o minimizar la pérdida con determinados parámetros y condiciones.

Bueno, ya hemos visto que planificar una cantidad de ingresos nos obliga a actuar. Hay que decidir que medidas tomar, por ejemplo a nivel comercial, para vender determinadas cantidades de cada producto o servicio. Si no llevamos un control de costes, el presupuesto nos obliga a hacerlo.

Si la empresa está en fase de crecimiento, el presupuesto ayuda a analizar la calidad de ese crecimiento, y además lo hace de forma anticipada.

Por donde empezamos….

  • Lo primero es identificar los gastos fijos. Haz una tabla con todos los meses del año e identifica con detalle el importe y la periodicidad de cada gasto. Con detalle no significa que si tienes 15 líneas telefónicas tengas que ponerlas todas. O sí, depende lo que necesites. Pero por una cuestión de claridad es mejor que no se pongan de forma individual en la misma hoja donde va el resto de gastos.
    • Aunque no forma parte del presupuesto en si, pero sí de sus efectos, aprovecha para ver si alguno de esos gastos fijos sobra.
    • Prorratea determinados gastos que no sean mensuales, ya que ayuda a conocer el resultado mensual real. Por ejemplo, una póliza de seguros. Se devenga en un solo mes, pero corresponde a todo el año.
  • En una hoja aparte, indica las unidades de cada producto o servicio que esperas vender, y en otras columnas, con el nivel de detalle que estimes oportuno, los gastos que conllevan.
    • Este punto es el más difícil, porque calcular las unidades que vamos a vender es realmente complicado. Aquí entra el apasionante mundo de los objetivos. Las cantidades pueden no ser una previsión, sino un objetivo por el que debe luchar toda la empresa.
    • Si es posible, calcula los ingresos en función de las unidades a vender y su precio, no por un importe global. Lo mismo para los gastos.
  • Los gastos de personal pueden pertenecer a cualquiera de las dos partidas anteriores, pero es mejor llevar un control aparte. Un trabajador puede tener incluso una parte fija y otra variable.
  • Otros ingresos y gastos. Dependiendo de la actividad de la empresa, pueden ser ingresos o gastos financieros, extraordinarios, etc…

¿Quién debe encargarse de hacer todo esto?

Lo ideal es que lo haga o lo coordine una sola persona, generalmente del departamento financiero o administrativo. Pero debe tener colaboración de muchas otras personas, y por tanto debe tener cierta autoridad.

Lo más normal será que la primera reacción del personal ajeno a “los financieros” sea de poca colaboración (ojalá me equivoque en tu caso). Por eso, sobre todo al principio debe tener todo el apoyo de la dirección y la gerencia.

Las personas que originan el gasto, o que participan activamente para conseguir el ingreso deben estar implicadas en la elaboración del presupuesto.

Aquí tenemos otro beneficio adicional. Ayuda mucho a controlar el gasto el saber que tienes que rendir cuentas por él. A priori tienes que decir lo que vas a gastar, por ejemplo en viajes. Y después tienes que justificar si has gastado más de lo previsto y no se corresponde con un aumento de las ventas. Doble control. Factor psicológico. Va bien.

 

¿El presupuesto perfecto?. No el primer año

No esperes que tu primer presupuesto salga perfecto. A mi me costó varios años lograr que todos los números fueran encajando y pareciéndose al resultado final. También dar con el formato adecuado. Eso sí, a partir de ahí comencé a sacar conclusiones e información que no había valorado hasta ese momento.

El primer año los gastos generales iban agrupados en 4 grandes partidas. Ni se me pasaba por la cabeza detallar cada partida, en cada delegación. Una locura. Sin embargo, el tiempo me obligó a hacerlo con máximo detalle. Se tarda mucho en montarlo, pero poco en mantenerlo mes a mes.

El presupuesto puede ser tan simple o tan complejo como te propongas, pero en todo caso requiere que las cifras iniciales estén hechas con una base razonable, y que exista un seguimiento adecuado.

Hablar del seguimiento mensual del presupuesto quedaría muy largo en este artículo, así que lo dejo para otro posterior. Es una parte fundamental y requiere su espacio propio.

Conclusiones

En un artículo de este tamaño no se pueden incluir técnicas avanzadas para calcular las partidas presupuestarias, pero espero que al menos haya servido para tener claros los beneficios que aporta un presupuesto:

  • Nos hace ser más conscientes de la naturaleza de los ingresos y gastos y cuestionarnos la utilidad de algunos gastos, vigilándolos mejor a partir de ese momento.
  • Hace conscientes al resto de la empresa desde el momento en que tienen que planificar y justificar sus previsiones y desviaciones.
  • Planificar te obliga a actuar. Si ves que con unos ingresos determinados vas a perder dinero, tendrás que hacer cambios. ¡Lo bueno es que lo sabes antes!

 

Aquí te dejo una plantilla (Plantilla para presupuesto) para que puedas hacer un presupuesto básico. Adáptalo a tus necesidades o tómalo como base para hacer el tuyo propio.

Mi objetivo es mejorar el sistema de información de las empresas. A veces son pequeños detalles, pero marcan la diferencia. Si necesitas un presupuesto más avanzado, no dudes en contactar conmigo. Puedo ayudarte a conseguir tus objetivos.

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