¿Tu contabilidad te ayuda a tomar decisiones?

Sacar rendimiento a la información contable es realmente sencillo. Pasa por establecer criterios y analizar las necesidades de información.

Hay quien considera la contabilidad como una mera obligación. Otros la tratamos como una fuente de información privilegiada para la toma de decisiones. Un planteamiento intermedio es pensar que ya que tienes que llevar una contabilidad, al menos hay que sacarle partido.

Cómo hacer una contabilidad útil

El primer paso es montar una adecuada estructura de cuentas. Por ejemplo, si quieres saber cuanto gastas en electricidad, en agua y en teléfono, no metas todos esos datos en la misma cuenta de suministros, crea una para cada servicio. Incluso puedes crear otras cuentas (o mejor aún centros de coste) para distintos centros de trabajo.

Separa los gastos fijos de los variables. Es realmente importante conocer los gastos fijos, lo que cuesta abrir cada día la empresa aunque no se produzca nada.

Prepara informes mensuales automáticos con las partidas que mejor te informen de la evolución de la empresa. Cualquier programa de contabilidad permite exportar a Excel los saldos de las cuentas. A partir de ahí es sencillo, ya que con una plantilla se hace de forma automática.

Información valiosa, pero con limitaciones

La principal limitación de la contabilidad es que informa de lo que ya ha pasado, cuando ya no se puede actuar o hay menos margen. La buena noticia es que existen otras herramientas como el presupuesto que complementan a la contabilidad en ese sentido.

En el aspecto informativo y comparativo con otras empresas del sector, hay que decir que la contabilidad se basa en muchas ocasiones en criterios o decisiones empresariales, y por tanto dependiendo de esos criterios los saldos de las cuentas serán unos u otros.

Por ejemplo, tratar los bienes de un valor no muy elevado como inmovilizado o como gasto depende de la empresa, así como dotar o no provisiones y su importe, o elegir el sistema de amortización, entre otros.

Algunos consejos

  • Crea una contabilidad intuitiva, sencilla y manejable.
  • Llévala al día.
  • Realiza cierres mensuales o trimestrales, con revisiones y controles.
  • Lleva un control de las facturas y gastos periódicos para no cerrar periodos sin tenerlo todo registrado.
  • Aunque te lleve las cuentas una gestoría, define tú los criterios y la estructura de cuentas.

Pero hay más….

Sólo he hablado sobre la información más básica que proporciona la contabilidad, que es mucha, pero se pueden ir ampliando las funcionalidades al igual que se hace cuando se elige un coche.

A este respecto, con el equipamiento básico el coche sirve para desplazarse, que no es poco, oír música, poner la calefacción, …. Si le vas añadiendo complementos puedes tener GPS, sistemas avanzados de seguridad, aparcamiento automático, y así hasta donde quieras llegar.

Lo mismo ocurre con la contabilidad. Si añades contabilidad de costes, contabilidad presupuestaria, cuadro de mando, control de tesorería, business intelligence, y otras muchas cosas, el viaje es mucho más seguro y placentero.

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