Contabilidad analítica

Ventajas de llevar una contabilidad analítica o de costes

Prácticamente cualquier empresa vende varios productos o servicios distintos. Hay diversos sistemas para llevar el control de los costes, pero sin duda la mayor ventaja de la contabilidad de costes sobre el resto es que supone un menor esfuerzo.

La contabilidad analítica también puede servir para controlar los costes de proyectos, departamentos, centros de producción o muchas otras realidades económicas dentro de la empresa. En este artículo me voy a centrar en el control de los costes de productos o servicios, pero es aplicable al resto.

En definitiva, se podría decir que su principal función es la de registrar con mayor detalle aquello que nos interesa controlar más.

Si aún no tienes contabilidad analítica o incluso si no controlas tus costes con ningún sistema, lee el siguiente artículo para saber lo que te estás perdiendo.

Para qué sirve una contabilidad analítica

La utilidad principal es llevar el control de costes a través de la contabilidad. Contabilizar la factura de un profesional, por ejemplo un profesor, nos da información sobre la naturaleza de ese gasto. Si además le añadimos el centro de coste, nos indica también para que producto o servicio se ha contratado (en este caso un curso).

Esto quiere decir que si todos nuestros ingresos y gastos llevan un centro de coste, sabremos exactamente a que productos o servicio hemos dedicado nuestros recursos, y cual es el margen o beneficio de cada uno de ellos. Sólo esto ya merece la pena, ¿no crees?.

Esto se puede llevar también de forma paralela en una hoja de cálculo, pero resulta mucho más práctico a través de la contabilidad. ¿Por qué?. Sobre todo por una cuestión de eficiencia. La contabilidad es algo que hay que tener. Añadirle la información analítica lleva un mínimo esfuerzo adicional.

Después de esto, podremos sacar informes y hacer diversas consultas por centro de coste. Y a no ser que sean consultas complejas que requieran combinar otra información, es posible obtenerlo de forma inmediata.

Pero no sólo hablamos a nivel individual. La contabilidad analítica proporciona también las grandes cifras para saber de donde vienen nuestros ingresos y en qué productos o servicios gastamos más. Esto tiene un potencial enorme de cara a la estrategia de la empresa.

Por eso es de gran utilidad tanto para el control de la gestión como para la dirección de empresa, influyendo en el proceso de toma de decisiones.

Cómo implantarla

Debería ser una tarea sencilla, aunque depende de la complejidad de la estructura de la empresa o de lo que se necesite controlar. La clave está en el diseño.

Lo primero es confirmar que nuestra aplicación de contabilidad o ERP cuenta con un módulo de analítica. Si no es así, habrá que buscar alguno que sí lo tenga. Es posible que una versión superior lo ofrezca. Sería la mejor solución, ya que la migración de datos sería más sencilla.

Lo siguiente es elegir la estructura de costes que vamos a utilizar. Es una parte delicada y que hay que pensar con tranquilidad y de forma razonada, porque no siempre es fácil cambiarla después. Hay que pensar hasta qué nivel de detalle queremos llegar y la nomenclatura de los centros.

Lo ideal es que el centro contenga caracteres o números que hagan más fácil su identificación. Por ejemplo, si nos referimos a algo que se produce en nuestra planta de Valladolid, puede empezar por 47, que es el código de provincia.

Normalmente no hay espacio para muchos caracteres, así que hay que darle varias vueltas para que sea a la vez práctico y fácil de recordar. Los números dan más margen, pero las letras se identifican mejor, normalmente. Al final del artículo hay un ejemplo.

En algunas aplicaciones dividen en dos los centros de coste. Por un lado el departamento y por otro el proyecto, producto o servicio.

Y cómo mantenerla

Al igual que la contabilidad financiera, la contabilidad analítica requiere revisiones y mantenimiento. Los saldos analíticos tienen una interpretación distinta a los saldos contables normales.

Un saldo negativo de un centro de coste puede ser un error al contabilizar, o bien puede indicar que hemos gastado más de lo ingresado en un producto o servicio. Una información muy valiosa y que sin duda hay que conocer cuanto antes.

Si se trata de un error, hay que cambiar ese centro de coste por el correcto. Como no es una contabilidad oficial, se pueden modificar centros de coste aunque el ejercicio esté cerrado.

 

Un ejemplo: contabilizando cursos de formación

He trabajado muchos años con cursos de formación, y es uno de los sectores donde la contabilidad analítica es de una utilidad inestimable.

Un curso se compone de costes directos e indirectos.

  • Los directos son el formador, el alquiler del aula, el material didáctico o los seguros entre otros. Cada factura por estos servicios llevará el centro de coste correspondiente a ese curso.
  • Los indirectos pueden ser el alquiler de la oficina donde se gestionan, la electricidad o el salario del contable.

El nombre del centro de coste de los directos puede estar compuesto por el año en el que empieza, la provincia donde se imparte y un número secuencial o unas letras que lo identifiquen: “201747PRL”. El de costes indirectos será genérico, puesto que es común a varios productos o servicios “2017COMUN”.

Los costes del curso hay que comenzar a controlarlos antes de comenzarlo, para eso están los presupuestos, pero la contabilidad analítica nos dirá si todo ha ido bien. Incluso podremos compararlo con su presupuesto para estudiar las posibles desviaciones.

 

En resumen, las ventajas de llevar una contabilidad analítica son mucho mayores que el trabajo adicional que puede suponer su registro. Se pueden controlar los costes de una manera eficiente, rápida y fiable.

Además, una vez que los datos están registrados las posibilidades de obtener y combinar información son muy variadas, y permiten hacer consultas e informes a la medida de nuestras necesidades.

 

Mi objetivo es mejorar el sistema de información de las empresas. A veces son pequeños detalles, pero marcan la diferencia. Si quieres que te ayude a diseñar e implantar tu contabilidad analítica, no dudes en contactar conmigo. Puedo ayudarte a conseguir tus objetivos.

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