Cierre del ejercicio Z1 Gestión

Y después del cierre del ejercicio… toca analizar

El cierre del ejercicio es un punto y seguido dentro de la gestión económica y sobre todo contable en cualquier compañía. Tiene la gran ventaja de que antes de cerrar se revisa, se regulariza y se ajusta. En cierto modo es poner guapa a la contabilidad para que salga bien en la foto. Sin maquillaje, eso si.

Lo ideal sería poder simular un cierre anual todos los meses, pero todos los que hemos hecho cierres anuales sabemos que es un momento de mucha carga de trabajo. Hacerlo mensualmente sería inviable en la mayoría de los casos.

De todas formas, los cierres mensuales, siendo algo totalmente distinto, ayudan también a analizar la evolución de la empresa.

¿Que tiene de especial el cierre del ejercicio?

  • Los que tengáis que realizar auditoría externa contáis con la gran ventaja de que unos profesionales externos revisan vuestra contabilidad y detectan situaciones que internamente sería más difícil. Aparte de todas las comprobaciones, se realizan circularizaciones (cartas para confirmar los saldos y movimientos) a clientes, proveedores, bancos etc… que permiten detectar todo tipo de incidencias en cuentas de terceros.
  • También son muy útiles las auditorías internas. Si no hay externa, se puede intentar cubrir ciertas actuaciones de los auditores. Por ejemplo, es fácil poner un mail, especialmente a tus proveedores, para confirmar el saldo. O revisar más a fondo algunas cuentas concretas. El balance de comprobación es una buena herramienta para ello, aunque en algunos casos hay que tirar de mayor y revisar todos los movimientos. Cotejar datos con otros departamentos. En fin, imposible enumerar todas en tan poco espacio.
  • La revisión del modelo 347 también ayuda a corregir múltiples incidencias en determinados clientes y proveedores.
  • Se realiza el asiento de variación de existencias para reflejar el saldo real de las compras. En muchas empresas también se aprovecha para hacer inventario y ajustar los valores a la realidad.
  • Se ajustan otras cuentas para reflejar el saldo real y por tanto la imagen fiel de la empresa.
  • Se dotan provisiones para clientes de dudoso cobro, existencias, inmovilizado y otros riesgos.
  • Hay que realizar las cuentas anuales, en especial la memoria, donde además de las cifras hay que describir situaciones y dar explicaciones. Por tanto, hacer la memoria también ayuda a analizar.

 

Y que le falta al cierre del ejercicio

Sobre todo agilidad. Ya sé que es muy fácil decirlo. Dependiendo del tamaño de la empresa, de como tenga organizados sus cierres, de la disciplina de sus proveedores y trabajadores para presentar la documentación, el cierre se puede ir hasta la fecha límite.

Junio suele ser el mes cuando se celebran mayor número de juntas de accionistas, patronatos o reuniones de cualquier tipo donde se aprueban las cuentas. Por lo tanto es habitual que el cierre se extienda hasta pocos días antes de tener que enviar las cuentas.

En definitiva, el mayor inconveniente es que cuando ya tenemos todos los datos sobre la mesa, la situación que vamos a analizar es la de hace 6 meses.

 

¿Qué podemos hacer con los datos del cierre?

Hay que distinguir bien la revisión, que se hace antes de cerrar para que todos los datos estén lo mejor posible, y el análisis, que se realiza con los datos definitivos, y cuyo objetivo es precisamente analizar la situación y la evolución de la empresa. Podemos:

  • Realizar un análisis de las partidas del balance y la cuenta de pérdidas y ganancias. Hay mucho ratios y formas de relacionar unas partidas con otras, pero no hay una fórmula universal, y cada empresa debe elegir la que más le conviene. Como mínimo el fondo de maniobra y algún ratio de solvencia, rentabilidad y liquidez.
  • Comparar las las cuentas anuales con las de ejercicios anteriores. Al menos 3, pero cuantos más se comparen, mejor.
  • Toda empresa debe tener su propio informe de ingresos y gastos. El operativo, el que mejor informa a la dirección de como está evolucionando. Lo más común y práctico suele ser con los gastos separados según sean fijos o variables. También es bueno compararlo con los de ejercicios anteriores.
  • Analizar las variables clave de la empresa (KPI). Estas variables se suelen analizar con mucha frecuencia, en algunos casos a diario. El cierre es un buen momento para ver la evolución e incluso preparar algún informe.
  • Realizar auditorías internas. Como comentaba más arriba, las auditorías internas son realmente útiles y efectivas. Requieren sobre todo que estén muy bien estructuradas y sistematizadas. Llevan mucho tiempo, y mal utilizadas pueden cansar enseguida, sobre todo si no muestran resultados útiles y concluyentes.
  •  Hacer informes, no muy extensos, con las conclusiones de los puntos anteriores. Frases cortas que acompañen a los datos pero que sirvan para interpretarlos de una forma rápida. Estos informes pueden servir para la dirección o para nosotros mismos si más adelante hay que retomar o recordar algo sobre un ejercicio.

 

Como conclusión, se podría decir que el análisis de las cuentas anuales es fundamental para conocer la situación y la evolución de la empresa. Es necesario hacerlo.

Pero también es cierto que la actividad no para, y aunque analizar la situación pasada sirve para ver que tal lo hemos hecho hay que mirar al futuro y planificar. Por tanto hay que complementar el análisis de lo pasado con el análisis del futuro a través del presupuesto.

Los datos de cierre son muy valiosos, y además de lo expuesto en este artículo hay otros muchos análisis que se pueden hacer para mejorar la información. ¡Diseña tu propio análisis!

Cuéntanos qué tipo de análisis realizas tú con los datos de cierre.

 

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