Controlar la situación económica (y financiera) de una empresa realmente no es tan complejo, sobre todo cuando hablamos de Pymes. Hay múltiples técnicas y herramientas que pueden ayudarte con esto. A veces, con una hoja de cálculo se pueden controlar muchas cosas, pero en ocasiones requeriremos de algo más. La mayor complejidad puede estar en elegir e implantar el sistema más adecuado, pero una vez que funciona, es asumible. Depende de hasta donde quieras llegar, pero también de que punto partes en cuanto al control actual.
En este artículo vamos a ver qué es lo mínimo que tienes que tener controlado para mejorar los sistemas que tengas actualmente. Dentro de lo que tienes que controlar, está lo siguiente:
- Rentabilidad de tus productos y servicios
- Liquidez y tesorería
- Previsiones
Rentabilidad de tus productos y servicios
En ocasiones, se le da más importancia a la tesorería de la empresa que a la cuenta de resultados. No es que se trate de un error, porque efectivamente la tesorería es vital, pero lo que sí hay que tener en cuenta es que las tensiones de tesorería pueden venir principalmente por la falta de rentabilidad de nuestra actividad, o al menos por tener una rentabilidad muy justa.
La rentabilidad de la empresa es la forma de medir el beneficio de la misma, el margen final que obtenemos después de haber descontado todos nuestros gastos de los ingresos. Pero es muy importante darse cuenta de que la rentabilidad de la empresa es la suma de las rentabilidades de cada actividad que desarrollemos.
En este blog, que está especializado en gestión económica de la empresa, encontrarás varios artículos dedicados a analizar y a las formas calcular y mejorar las rentabilidades tanto de tus productos y servicios como de las actividades y la general de la empresa. En este artículo la voy a tratar de una forma más global, aunque te remitiré a otros artículos por si quieres profundizar en alguno de ellos.
¿Cómo calcular y controlar la rentabilidad?
Lo primero que debes hacer es calcular los gastos indirectos de la empresa, ver cuál es el porcentaje que representan sobre el total de los ingresos y así conocer el margen de contribución que deben tener tus productos y servicios. Los gastos indirectos son, a modo de resumen, aquellos que no están directamente relacionados con las ventas, tales como alquileres, suministros, gastos bancarios, etc… También se llaman a veces gastos comunes, fijos o de estructura. Podemos incluir al personal indirecto.
A ese porcentaje debemos añadirle el margen de beneficio que queramos obtener. Y así llegaremos al precio ideal. La fórmula para calcular el precio es: Costes directos / (1-[margen de contribución + margen de beneficio] en %). Por ejemplo, si tus costes son 100, tu margen de contribución (gastos indirectos) es del 35% y quieres un beneficio del 10%, el resultado será:
Precio ideal = 100/(1-[35%+10%]) = 100/(1-45%) = 100/(1-0,45) = 100/(0,55) = 181,82
Es decir, no debes vender ese producto o servicio por debajo de 181,82 euros.
No siempre será el precio de mercado, y habrá algunos productos y servicios que deban tener un margen inferior. No tiene por qué ser malo, pero debes ser consciente de ello para saber que si vendes muchos productos o servicios con rentabilidad muy baja o incluso que no cubran todos los gastos indirectos, puedes tener problemas.
Una vez calculados y aplicados los precios con este sistema, debes ver la rentabilidad por línea de negocio, que será la suma de las rentabilidades de todos los productos y servicios que la componen. Para ello, lo mejor es personalizar el plan de cuentas de tu empresa para que cada línea de negocio tenga sus ingresos y sus gastos bien identificados, siempre que sea posible. Por ejemplo, si tienes una tienda de ropa online y quieres separar las camisetas de los pantalones, asigna cuentas diferentes a la compra y la venta de cada uno de ellos.
Si conoces el margen que te deja cada línea tendrás mucho adelantado, pues podrás identificar rápidamente los problemas.
Solo una cosa más. Ten en cuenta que, a lo largo del ejercicio, es posible que realices más compras de lo que vas a vender o menos si tienes stock en el almacén. Es mejor analizar el resultado descontando de las ventas los costes directos reales, no las compras. Por ejemplo, si un año vendes 100.000 euros en camisetas, pero haces compras en enero y en diciembre (para el año siguiente) por valor de 150.000, parece que estás perdiendo dinero con esta línea, cuando puede no ser así. Si sabes que el coste de la camiseta es un 30% sobre el valor de venta, calcúlalo mejor así. A final de año se suelen regularizar estas diferencias en contabilidad.
Liquidez y tesorería
La tesorería trae de cabeza a muchas empresas. Los problemas de liquidez no siempre vienen por la falta de rentabilidad de nuestro negocio, sino que a veces son situaciones temporales causadas por diferentes motivos que hay que analizar y corregir, en la medida de lo posible.
Pero hay que tener clara una cosa, y es que el primer objetivo es que la empresa sea rentable. Si la empresa no es rentable, la tesorería, antes o después, se resentirá. A veces, las empresas piden créditos para poder hacer frente a los pagos sin haber solucionado los problemas que los han generado. Si una persona se está desangrando, lo primero es tapar la herida, y luego ya se le hará una transfusión de sangre, pero si no tapas la herida, lo otro no sirve de mucho. Los créditos a veces incluso agravan la situación, porque añaden un gasto más (los intereses) y un pago más (la devolución del préstamo).
Manejar la tesorería es quizá la parte más difícil a la que se enfrenta una empresa para controlar su situación económica. Primero, porque los cobros, a veces son imprevisibles. Si un cliente, o varios, se retrasan en el pago, la cadena empieza a fallar. Pero la mayoría de las veces (por mi experiencia) es porque el sistema utilizado para planificar la tesorería es insuficiente, o al menos poco eficaz.
Hay que tener en cuenta que, debido a su complejidad, normalmente hace falta un trabajador que tenga dedicación intensa a este tema, porque requiere un seguimiento constante. Para esto, ayuda mucho contar con algún ERP (sistema de gestión empresarial) que permita meter vencimientos a las facturas y, en la medida de lo posible, prever otros pagos y cobros. No todos los ERP permiten hacer esto, y muchas veces hay que complementarlo con una hoja excel.
Las hojas de cálculo (como excel), dan mucho juego para montar sistemas de fácil seguimiento. Si tienes toda la información en excel y la alimentas manualmente, puede llegar a ser tedioso, y además impreciso. Pero si montas una plantilla en excel que se alimente de los datos que ya tienes en otras aplicaciones, como un ERP, puedes ganar en calidad de la información.
Por ejemplo, algo que suele provocar tensiones de tesorería son los impuestos y las nóminas. Si en tu hoja de tesorería tienes todas las facturas emitidas en un periodo (pendientes o no), podrás saber cuál es el IVA que se ha generado en ese periodo y tendrás una información más fiable que si la basas en otros periodos o si lo haces de forma manual. Lo mismo ocurre con las retenciones, tanto de personal como de profesionales. Si ya las tienes en tu programa, descárgalas y compleméntalas con previsiones.
Es posible que montar esta hoja requiera conocimientos avanzados en excel para que todo encaje y funcione bien.
Por último, es importante que hagas de la mejor forma posible la conciliación bancaria, que te da muchas pistas y sobre todo te ayuda a llevar el seguimiento de cobros y pagos. Si tienes bien planificada la tesorería, no deberían sorprenderte algunos cargos que se producen en el banco.
La tesorería es muy importante, pero el seguimiento y control de tu empresa no debería de hacerse solo por los movimientos del banco.
Previsiones
Tanto la rentabilidad como la tesorería requieren previsiones. Podemos medir el pasado, pero es más interesante el futuro. Ya lo decía Woody Allen: “Me interesa el futuro porque es el sitio donde voy a pasar el resto de mi vida”.
Para hacer previsiones, lo mejor es un presupuesto anual de ingresos y gastos. Como su propio nombre indica, lo que vamos a hacer es prever los ingresos y los gastos que va a haber en un ejercicio completo, pero sobre todo, y esto es lo más interesante, vamos a prever el resultado económico que vamos a obtener.
Hacer tu primer presupuesto anual puede ser un reto, pero la información que proporciona es enorme, y para mi es la mejor herramienta que puedes tener para controlar no solo la situación, sino también la evolución económica de tu empresa. En la fase de seguimiento del presupuesto puedes combinar la situación real mensual de los ingresos y gastos para periodos cerrados con las previsiones hasta final de ejercicio. De esta forma, vas afinando cada vez más, y el horizonte se va despejando.
Un presupuesto te permite analizar diferentes escenarios posibles que pueden producirse en tu empresa, causados por motivos internos o externos (del entorno). Analizar un escenario consiste básicamente en simular situaciones probables como puede ser una caída o un aumento de ingresos, contrataciones o despidos de personal o cualquier otra que se te ocurra. Simplemente se trata de ver cuales serían los efectos económicos, cómo afectarían al resultado, y sobre todo, cómo podríamos adaptarnos mejor a esa situación.
El presupuesto de ingresos y gastos no es lo mismo que el presupuesto de tesorería, pero puede ayudarte a generar previsiones de cobro y pago. Ten en cuenta que no todos los pagos son gastos, ni todos los cobros ingresos. Por ejemplo, la devolución de un préstamo no es un gasto, aunque tenga una parte (los intereses) que sí son gasto, el resto no. Tampoco son gasto las inversiones, al igual que algunos impuestos.
Conclusión
Mejora las herramientas y las técnicas que utilizas para controlar la situación económica y financiera de tu empresa. Cualquier cambio en el sistema de control puede llevar un coste asociado que recuperarás con creces en cuanto a tiempo invertido e información útil generada.
Los 3 pilares fundamentales que no debes perder de vista son:
- Rentabilidad de la empresa, controlando a su vez la rentabilidad de productos y servicios y líneas de negocio. Controla los gastos indirectos y vigila el margen a aplicar.
- Liquidez y tesorería. Implanta sistemas y métodos que te permitan llevar la tesorería de una forma ordenada y metódica. Vigila aquellos puntos que pueden hacer que haya tensiones temporales.
- Previsiones. Implanta el presupuesto anual de ingresos y gastos como herramienta principal para el seguimiento de la evolución de la actividad de tu empresa
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