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Elige El Mejor Informe Para Controlar Gastos E Ingresos

Elige el mejor informe para controlar gastos e ingresos

Existen varias formas de hacer un seguimiento periódico de los ingresos y los gastos de una empresa. Cada una se adapta mejor a una necesidad. Descubre cómo elegir el informe que te ayude más a llevar el control de gastos e ingresos de tu negocio.

Si aún no obtienes mensualmente la información que necesitas, merece la pena que dediques un tiempo a diseñarla e implantarla.

Seguramente todos tenemos claro como es, o nos gustaría que fuese, nuestro informe ideal. Los hay para todos los gustos. Lo bueno es que con las nuevas tecnologías (también con las menos nuevas) se puede hacer casi de todo.

Veamos algunos de los informes más habituales para controlar la buena marcha de una empresa. Todos ellos admiten variantes para adaptarlo a cada necesidad.

Cuadro de mando

Ideal para el Director General o CEO. Información muy resumida, la necesaria para conocer el rumbo de la empresa  sin entrar en detalles que seguramente no le aporten valor.

Ahora bien, si el cuadro de mando se obtiene con algún tipo de Business Intelligence o ERP avanzado que permita ir buceando por los datos y analizando las partidas, entonces se convierte también en una herramienta útil para el responsable financiero o el controller.

En una Pyme, donde el Director General abarca más en sus funciones y necesita mayor control de ingresos y gastos, el cuadro de mando está muy bien, pero hay que complementarlo con más información.

Cuenta de resultados

La cuenta de resultados, antes de pérdidas y ganancias, es ideal para agentes externos. Por supuesto es necesario echarle un vistazo todos los meses, pero para control interno hay opciones mejores.

En todo caso, estas cuentas siempre se pueden personalizar para hacerlas más operativas. Consulta este otro artículo para ver como transformar las cuentas anuales en una herramienta de gestión interna.

Informe mensual de control de gastos e ingresos

Este informe, que no debe tener más de una hoja por una cara, es fundamental para un análisis rápido de la situación, y sobre todo de la evolución de la actividad. Veamos un ejemplo:

Informe ingresos y gastos - Z1 Gestión

De un vistazo podemos ver los ingresos, los gastos y el resultado, con los porcentajes que representan sobre los ingresos.

Como primera opción, las columnas pueden representar los meses o periodos del ejercicio contable, lo cual nos permite ver la evolución y la tendencia de cada partida.

O bien se pueden poner las delegaciones, centros de trabajo o lineas de negocio si existen y se pueden distinguir. En ese caso los importes de la columna serán los acumulados de ese periodo.

Se divide por bloques:

  • Ingresos, con la información desglosada según la clasificación que mejor nos venga.
  • Gastos directos, los que dependen directamente de la actividad. El nivel de desglose debe ser el adecuado para que sepamos como se distribuyen estos gastos, pero tampoco demasiado porque sino después resulta ilegible.
  • Gastos de personal. Es mejor separarlos de los gastos directos y fijos siempre que sea personal de estructura. En el caso de que se contrate personal específicamente para una actividad, por ejemplo para impartir un curso, se podría incluir en gastos directos. En este epígrafe bastan 3 líneas: Sueldos y salarios, seguridad social y otros gastos de personal. Si necesitamos más datos ya la buscaremos por otro sitio.
  • Gastos fijos o generales, que son aquellos que vendrán aunque un mes nuestra actividad fuera cero. Alquiler de la oficina, teléfono, electricidad, etc… El desglose depende del grado de detalle que necesites en cada partida.
  • Otros ingresos y gastos, como pueden ser los financieros y los extraordinarios.

¿Cómo se hace este informe?

La forma de obtener estos informes es relativamente sencilla. Basta con enviar un balance de sumas y saldos a excel. Después es cuestión de diseño y formulación. Lo ideal es hacerse una plantilla con vínculos al origen de los datos.

Eso sí, podrás tener más posibilidades en la presentación si tienes un plan contable personalizado que distinga por ejemplo los diversos alquileres. Las posibilidades son aún mayores si además llevas una contabilidad analítica.

Lógicamente, para obtener una información adecuada el origen de los datos debe ser fiable y estar bien organizado.

Solicita una primera consulta gratuita para saber como puedes mejorar los informes económicos de tu empresa.

Informes complementarios para el control de gastos e ingresos

Además, el informe de ingresos y gastos se puede complementar con otros que desarrollen la información que contiene. Por ejemplo, un informe de los gastos de personal (por meses o por centros de trabajo) con detalles sobre las distintas categorías, departamentos, tipo de contrato, etc…

Los gastos generales o fijos también deben tener su informe propio en caso de que es el informe global no estén suficientemente detallados.

Pasado, presente y futuro (mi favorito)

Cada uno tiene su informe favorito, el que mejor información le proporciona. A mi no me cabe duda, como ya he comentado antes, que para el control de ingresos y gastos lo mejor es conocer la evolución y la tendencia, más que una foto fija de un momento concreto.

Por eso, el que a mi me gusta utilizar contiene pasado, presente y futuro. Es una variación del informe de ingresos y gastos por periodos. Además, te permite una mejor visión de la viabilidad y rentabilidad futura de tu empresa.

Viable y rentable - Z1 Gestión

Consiste en lo siguiente: si el periodo contable correspondiente está cerrado, el importe que figura en toda la columna y en las anteriores es el de los saldos reales. Si el periodo no está cerrado, se ponen los importes presupuestados para ese periodo y para los posteriores.

De esta forma tendremos los importes del último periodo cerrado, y también la previsión de cierre del ejercicio. Todo en el mismo sitio. Ideal, ¿no?.

Descárgate gratis esta plantilla para hacer un informe básico de este tipo, o solicita una plantilla avanzada del plan económico financiero o presupuesto anual que además incluye 3 horas de asesoramiento para que la información que obtengas sea 100% útil y práctica.

 

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Z1 Gestión

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Tengo 25 años de experiencia en gestión económica y financiera y he dedicado mucho tiempo a extraer, analizar e interpretar la información económica para los equipos directivos y para el control de la gestión.

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Juan Carlos Pérez - Z1 Gestión

 

 

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