Costes fijos o indirectos. Cómo repartirlos
Uno de los principales problemas a la hora de calcular el precio de venta más adecuado para tus productos y servicios es saber cuánto debes imputar de costes fijos a cada uno de ellos.
Existen reglas informales. Consisten en aplicar un porcentaje general sobre los costes directos. No está mal si no te quieres complicar la vida. En todo caso, tienes que tener en cuenta que con este sistema, no siempre sabrás con que productos pierdes dinero.
Es más, el hecho de poner un margen general a tus productos y servicios (da igual que sea del 30%, 60% ó del 100%) porque es la media del sector, no garantiza por si mismo la rentabilidad de un negocio. El que ese margen cubra los costes fijos depende de los ingresos que tengas previstos.
Obviamente, hay un principio que debemos tener claro tanto en el cálculo de los costes como en el resto de las gestiones de la empresa. Si algún procedimiento nos va a salir más costoso (en dinero, tiempo, dificultad o lo que sea) de lo que nos va a aportar, habrá que buscar una alternativa mejor, aunque no sea tan precisa.
Por aclarar esta idea, y exagerando un poco. Si intentar afinar en el reparto mas adecuado de los costes fijos va a suponer que una persona tenga que dedicar una jornada completa a la semana sólo a esa tarea, mejor aplico una de esas reglas anteriores.
¿Por qué debemos intentar afinar en el cálculo?
Vamos a suponer que una empresa realiza proyectos técnicos. Esos proyectos llevan un trámite administrativo de 25 horas, independientemente del coste directo de cada proyecto. Si aplicamos un 15% de reparto lineal de gastos de administración (o de cualquier otro coste fijo) a todos los proyectos por igual sería injusto.
Con ese criterio, a un proyecto de 10.000 euros le aplicaríamos 1.500 y a uno de 1.000 le aplicaríamos 150, cuando el coste administrativo real de ambos puede haber sido por ejemplo de 450 euros.
En el primer caso estamos inflando el precio de venta, y en el segundo es posible que estemos perdiendo dinero. ¿Qué pasaría si nuestra empresa empieza a vender cada vez más proyectos de 1.000 euros? Efectivamente, acabaremos teniendo pérdidas.
Poniendo como ejemplo a la hostelería. Si un producto ocupa mucho más espacio en el frigorífico o congelador y me obliga a comprar otro aparato o a tener una cocina más grande, el coste fijo que le debo repercutir debe ser superior al resto.
¿Qué criterio debo utilizar para repartir los costes fijos?
Depende de muchas cosas. Del sector, del tipo de personal, de la composición de los costes fijos o de las propias características de la empresa.
Cuando hablamos de servicios, un buen criterio suelen ser las horas totales. En el caso que veíamos antes de los proyectos. En lugar de un 15% de los costes, vamos a ver cuantas horas de técnicos ha consumido o está previsto que consuma cada proyecto. Si el de 10.000 euros ha consumido 50 horas y el de 1.000 euros 7 horas, entonces el reparto de los costes fijos será proporcional a esas horas.
Ahora bien, para que este sistema funcione lo ideal es trabajar con previsiones. Es decir, si las horas totales trabajadas por mis técnicos son de 5.000 al año, al proyecto que consume 50 horas le aplicaré el 1% de mis costes fijos. O afinando más, como hemos visto que todos los proyectos llevan 25 horas de trabajo administrativo, le aplicaré esas 25 horas en coste, y además el 1% del resto de costes fijos.
Otro caso. Si en una panadería, un determinado tipo de pan tiene que estar el doble de tiempo en el horno que otro, le aplicaré el doble del coste de electricidad (si el horno es eléctrico). También el doble de amortización del aparato. Lo mismo si requiere más tiempo de amasado, si tiene que estar varios días fermentando (por el espacio que ocupa). O si no entra en las bolsas normales y necesita unas especiales.
Conclusión
A veces no hablamos de importes exagerados, pero si se trabaja con márgenes pequeños puede marcar una diferencia. Imagina que un producto tiene un margen de 10% porque es un producto estrella que se vende mucho y descubres que el margen real no es un 10%, sino que es un 3% o incluso es negativo. Que a veces pasa.
Buscar el criterio adecuado de reparto de costes fijos y aplicarlo te puede dar algún quebradero de cabeza, pero sólo al principio, cuando lo defines y lo aplicas. Después es sólo hacer un seguimiento.
La conclusión final es que no todos los productos y servicios tienen porque llevar el mismo porcentaje de margen. Si tu empresa pierde dinero, uno de los motivos puede ser que tengas más productos o servicios no rentables de los que crees.
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