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Cómo repartir los costes fijos o indirectos
Una de las preguntas que más me hacen sobre el cálculo del precio de venta de productos y servicios es cuánto se debe imputar de costes fijos o indirectos a cada uno de ellos.
Esta es una cuestión clave para no perder dinero con la venta de nuestros productos o servicios. Hay que recuperar los costes directos, los indirectos, y además obtener un margen.
En este artículo vamos a ver:
- Qué son los costes fijos o indirectos
- Cómo podemos imputarlos a nuestros productos y servicios
- Cómo se calculan los márgenes y el precio de venta
- Un ejemplo
Cuando aplicas un margen para cubrir costes indirectos se llama margen de contribución. Es decir, es el margen con el que el precio de venta de tus productos y servicios contribuyen a cubrir esos costes.
Además, hay que aplicar otro margen adicional que es el de beneficio. Lo veremos en este artículo.
Pero, ¿qué es un coste fijo o indirecto?
En primer lugar, vamos a empezar por distinguir entre costes fijos e indirectos. Los costes fijos son aquellos que no varían cuando varía la producción o las ventas. Los indirectos son los que no están directamente relacionados con la elaboración del producto o la realización del servicio.
El caso es que la mayoría de las veces estos costes suelen coincidir. Tiene su lógica que un coste indirecto sea fijo. Por ejemplo, el alquiler de la oficina es indirecto porque no se alquila expresamente para realizar cada actividad o vender un producto concreto. Y es fijo porque se paga el mismo importe periódicamente.
Y ¿qué ocurre si utilizamos una parte de ese espacio por ejemplo para impartir un curso por el que cobramos dinero? Parte del alquiler de la oficina se podría convertir en un coste directo, aunque seguiría siendo fijo.
Los costes de personal
Los costes de personal suelen ser un caso claro de cambio entre directo o indirecto. Imagina un técnico que trabaja de forma continua en la empresa, haya o no proyectos ejecutados por él.
En realidad, este técnico está realizando tareas generales y otras relacionadas directamente con la ejecución de proyectos. Esas tareas directamente relacionadas es posible valorarlas en horas de trabajo, y por tanto se podrían cargar como gastos directos al proyecto.
Igual que hablamos de técnicos, se puede hacer con directores e incluso con el personal administrativo si un proyecto lleva por ejemplo una carga administrativa importante.
En muchas empresas, los costes de personal son los más importantes dentro de su estructura de costes. Si todos esos costes se consideraran indirectos, el margen de contribución debería ser muy elevado.
En principio eso tampoco tiene por qué ser malo. Es decir, si tus costes directos son bajos, el margen para cubrir los costes fijos o indirectos será mayor, y el precio podrá estar dentro del precio de mercado.
Pero que no sea malo no quiere decir que no sea injusto, o aún peor, que esté ocultando el hecho de que algunos de tus productos o servicios estén causando pérdidas.
Vamos con un ejemplo
Tenemos una empresa con los siguientes datos de ingresos y gastos
En principio, los costes o gastos directos suponen el 33% sobre los ingresos, mientras que el resto, que podríamos considerar indirectos si no tenemos más información, suman 56% (40% de personal y 16% de generales).
Esto quiere decir que, a cada producto o servicio, tendríamos que añadirle al menos un 56% para cubrir los costes indirectos. Con este 56% cubrimos costes indirectos, pero aún no se obtiene beneficio. Sería el precio mínimo al que vender nuestros productos sin perder dinero.
Pero si pudiéramos obtener más información tal y como hemos indicado antes, el margen podría ser inferior, puesto que algunos de los costes indirectos los hemos transformado en directos. Por ejemplo:
Para obtener la información de esta forma, una gran aliada es la contabilidad analítica o de costes. Además, la contabilidad analítica te ayudará a analizar el resultado de tu empresa por centros de coste.
Cómo se aplica ese porcentaje al precio
Es importante saber que el porcentaje que hemos calculado es sobre el precio final de venta, no sobre los costes. Es decir, está calculado sobre un importe que aún no conocemos.
Afortunadamente, las matemáticas tienen solución para casi todo, así que hay una fórmula que se puede aplicar para que salga el importe que necesitamos.
Esta fórmula es Costes directos/(1-margen). Lo vemos con un ejemplo: Imagina que los costes de un proyecto (materiales, personal aplicado directamente, servicios externos contratados para ese proyecto, etc….) son 10.000 euros. Si queremos aplicar un margen de contribución del 31%, el precio mínimo de venta del proyecto será:
10.000/(1-0,31)= 14.492 euros (precio mínimo)
Ten en cuenta que, con ese precio, cubres solo los costes indirectos, pero no obtienes beneficio, y además, en caso de imprevistos, ni eso. Por eso es importante añadir un margen adicional, que podemos llamar de beneficio, de seguridad o como quieras.
El margen de beneficio se puede añadir al de contribución. Por ejemplo, 15%. Con lo cual sería 31%+15%= 46%. El nuevo precio sería:
10.000/(1-0,46)= 18.519 euros (PVP)
Este precio ya cubre los costes indirectos y permite obtener beneficios.
¿Aplico siempre el mismo porcentaje?
Lo ideal sería que, una vez calculado, se aplicara siempre el mismo porcentaje para repartir los costes fijos. Ya hemos visto que el importe de los gastos fijos puede ser relativamente sencillo de calcular.
El problema puede venir porque los ingresos normalmente no son fijos. Además, si nos basamos solo en el pasado o en el momento actual sin más, puede ser que no sea la situación económica representativa de la empresa.
Por tanto, lo mejor es hacer estimaciones o previsiones de los ingresos y de los gastos, calcular el punto de equilibrio y en base a eso hacer el cálculo del porcentaje.
Debemos tener muy claro que el nivel de ingresos que utilicemos para calcular el porcentaje de gastos generales debe ser el objetivo mínimo de ventas. Si no llegamos a ese nivel, los precios de nuestros productos y servicios no serán capaces de absorber los costes fijos y tendremos pérdidas.
No puedo vender por encima del precio de mercado
Si una vez que calculas el margen a aplicar para recuperar los gastos fijos y el margen de beneficio el precio está por encima del de mercado, debes plantearte si tu estructura de gastos es la adecuada.
Siempre trabajando sobre el supuesto de que tu producto o servicio sea exactamente igual o al menos sea percibido igual por el consumidor con respecto al de la competencia.
Si tu precio está por encima del de mercado, o bien buscas la forma de mostrar tu diferencia con el resto, o bien modificas tu estructura de costes.
Para ello, hay una técnica muy interesante que es la simulación de escenarios posibles, que te ayuda a conocer las variaciones en el resultado económico de tu empresa cuando varías otros factores como costes, precios, etc…
Conclusiones
- Para calcular bien el margen de contribución, es necesario tener un buen control de ingresos y gastos.
- Debemos conocer el punto de equilibrio de la empresa y marcarlo como objetivo mínimo de ventas.
- Para calcular el precio de venta de un producto o servicio se aplican dos márgenes, el de contribución para cubrir costes fijos, y el de beneficio.
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Buenos días, Juan Carlos:
Antes de nada, agradecerle profundamente todos los artículos publicados, son muy buenos y de gran interés para los que nos dedicamos a la administración.
Me surge una duda respecto a la imputación a proyectos de costes de personal, y es la siguiente:
Supongamos un caso hipotético donde existe un técnico que le cuesta a la empresa 1.000 €/mes por 160h./mes (6,25 €/hora), y ésta empresa ofrece 5 servicios distintos. La empresa quiere saber qué cantidad de estos 1.000 € imputar a cada proyecto en el mes de (por ejemplo) noviembre según el siguiente caso:
Supongamos que esta persona, de estos 5 servicios solo ha trabajado en 3 porque no ha habido demanda de los otros 2 durante noviembre. Y de estos 3 servicios a los que se ha dedicado, solo ha trabajado 20 horas en el primero, 20 horas en el segundo y 10 horas en el tercero. Esto quiere decir que habría que imputar al primer proyecto 125 € (resultado de 6,25 €/hora x 20 horas), al segundo otros 125 € y al tercero 62,50 €. La diferencia entre lo imputado a proyectos y el coste de este trabajador sería de 687,50 €, resultado de 1.000 – 312,50.
Aquí viene mi cuestión: ¿Dónde imputaríamos estos 687,50 €?
¿Lo repartiríamos entre los 3 proyectos en los que ha trabajado? ¿Lo repartiríamos entre los 5 proyectos que la empresa ofrece? ¿Nos lo llevaríamos a costes de estructura?
Muchas gracias de antemano,
Un cordial saludo de un seguidor
Buenas tardes Alejandro
En primer lugar, muchas gracias por tus palabras. Saber que os resulta útil me anima a seguir escribiendo.
Respecto a tu consulta. Con ese sistema has conseguido repartir directamente algo más de un 30% del coste del técnico. Puede parecer que no es mucho, pero no siempre es fácil conocer el tiempo exacto d la dedicación del personal.
La forma de asignar el importe restante puede variar en función de la actividad e incluso del criterio de la empresa. En general, lo mejor es llevarlo a costes de estructura de tal forma que se repartan a través del porcentaje de costes indirectos. Pero esta norma general, que es la más sencilla de aplicar, se puede ir matizando.
Por ejemplo, ese restante se podría repartir solo entre los 3 proyectos si realmente ese técnico se dedica exclusivamente a esos 3 proyectos en un porcentaje de tiempo que sea difícil determinar. Habría que encontrar un criterio coherente.
Sobre lo de repartirlo entre los 5 proyectos o servicios que ofrece la empresa. Yo creo que en ese caso sería mejor dejarlo dentro de costes indirectos, porque así se reparte «solo». Este reparto, además va en función de los ingresos de cada proyecto en cada periodo elegido. En todo caso puede haber muchas variables.
Una norma que hay que seguir siempre es valorar el coste (en tiempo o en dinero) de ser demasiado preciso en tus cálculos. Es decir, si aplicar el reparto más justo te obliga a dedicar mucho tiempo y quebraderos de cabeza, busca un sistema que sea más sencillo aunque no sea tan preciso. Lo ideal es un término medio.
En fin, espero haberte ayudado.
Un cordial saludo
Muchas gracias por la pronta y extensa respuesta, Juan Carlos.
Efectivamente, la contabilidad de costes tiene su parte subjetiva y depende, en muchos casos, del criterio de cada uno. Eso también la hace más interesante, desde mi punto de vista.
Un cordial saludo
Gracias a ti por tu interés, Alejandro
Así es. En definitiva la gran mayoría de las veces se trata de aplicar el sentido común, que es lo que mejor funciona. Las técnicas de reparto de costes simplemente son guías orientativas para tener una mejor base de conocimiento, pero después el criterio se adapta a las necesidades de la empresa.
Un cordial saludo
Juan Carlos, me parece un magnífico artículo. Te felicito, además, por la manera de exlicarlo, con sencillez y oficio. Un saludo. Agustín
Muchas gracias por tu comentario Agustín. Te agradezco mucho tus palabras y me alegro de que te haya gustado.
Un saludo
Buenas noches Juan Carlos
Agradecerte de antemano la explicación dada. Sobre ella me surge una duda; a la hora de calcular el porcentaje de costes (tanto indirectos como indirectos) se hacen tomando como referencia los ingresos (los cuales serían el 100%). ¿Porqué no se toma como referencia la totalidad de los costes, y sobre ellos se calcula qué porcentaje suponen los costes tanto directos como indirectos? es decir, los costes totales serían el 100%.
Un saludo y gracias por el tiempo dedicado.
Buenos días Jesús. Muy buena pregunta
De hecho es un análisis que se suele hacer y que recomiendo hacer sobre ejercicios ya cerrados. Es muy interesante para conocer la estructura de gastos de la empresa.
No obstante, para calcular el margen y el precio de venta habría que añadirle otros condicionantes que podrían complicar el análisis. Ese análisis no tiene en cuenta por ejemplo el margen de beneficio o de seguridad. Además, los porcentajes, aunque sean sobre la totalidad de los costes, al final también dependen del volumen de ingresos, con lo cual siempre es necesario conocerlos.
Gracias por tu comentario y tu aportación
Cordial saludo!
Muchas gracias por este articulo, era justamente lo que estaba buscando y me ha generado mucha claridad.
Tengo una inquietud puntual frente a un estudio de factibilidad de un proyecto que estoy elaborando ya que la empresa ofrece servicios de software, la idea era hacer el analisis costo/beneficio estimado, a la hora de analizar los costos directos encuentro las horas de los colaboradores, la factura de la energia, el servicio de internet y almacenamiento en la nube para hacer el software en linea (pagina web) y los indirectos los demás, pero no estoy segura se si se puedan tomar estos para calcular el porcentaje del margen de contribución total.
*Se estima contar con una persona que dedicara un mes de trabajo (240 horas/mes) para el diseño y elaboración.
Muchas gracias de antemano.
Hola Ivanna, muchas gracias por tu comentario y por tus palabras
La estructura de costes directos e indirectos puede variar mucho de una empresa a otra. Por ejemplo, los servicios de internet suelen ser indirectos, pero en tu empresa, y concretamente en este proyecto, son directos. Es posible que no todo el servicio de internet sea directo, sino solo una parte. Con lo cual, la parte indirecta debería formar parte del margen de contribución (creo que tu pregunta iba por aquí)
Esta es la parte más compleja del sistema de reparto de costes indirectos. Esto es porque cuando fijas el porcentaje de costes indirectos que tienes que repartir lo haces a priori. Es decir, tienes que tener una buena planificación para saber no solo cuales van a ser tus costes indirectos sino también si una parte de ellos se va a poder imputar directamente como costes directos. Esto es muy frecuente con los costes de personal. Te puedes basar en históricos (si los tienes) para hacer estas estimaciones.
En todo caso, mi recomendación es que intentes ir a lo sencillo, a no ser que necesites una precisión muy grande. Trata de aplicar siempre el sentido común. Prueba varios escenarios y valora las posibles consecuencias de uno y de otro.
Intenta fija un margen de contribución y de beneficio que pueda ser más o menos estable en el tiempo. No es práctico tener que calcular un margen para cada proyecto o tener que cambiarlo cada mes en función de los resultados o de cambios en la imputación de determinados gastos.
Espero haber resuelto tu duda, sino dímelo o si quieres envíame un e-mail a info@z1gestion.es
Gracias y un saludo