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Costes Fijos O Indirectos. Cómo Repartirlos

Costes fijos o indirectos. Cómo repartirlos

Una de las preguntas que más me hacen sobre el calculo del precio de venta de productos y servicios es cuánto se debe imputar de costes fijos a cada uno de ellos.

¿Un margen fijo para todos?

Existen reglas informales. Consisten en aplicar un porcentaje general sobre los costes directos, asumiendo así un porcentaje de costes fijos que ni siquiera se ha calculado. No está mal si no te quieres complicar la vida, pero no es la mejor opción.

Además, tienes que tener en cuenta que con este sistema, no siempre sabrás con que productos pierdes dinero. Es decir, te puedes encontrar con que de repente tienes pérdidas y no sabes porque.

Es más, el hecho de poner un margen general a tus productos y servicios (da igual  que sea del 30%, 60% ó del 100%) porque es la media del sector, no garantiza por si mismo la rentabilidad de un negocio. El que ese margen cubra los costes fijos depende de tus ingresos.

Obviamente, hay un principio que debemos tener claro tanto en el cálculo de los costes como en el resto de las gestiones de la empresa. Si algún procedimiento nos va a salir más costoso (en dinero, tiempo, dificultad o lo que sea) de lo que nos va a aportar, habrá que buscar una alternativa mejor, aunque no sea tan precisa.

A cada producto o servicio lo que le corresponde

Vamos a suponer que una empresa realiza proyectos técnicos. Esos proyectos llevan un trámite administrativo de 25 horas, independientemente del precio del proyecto.

Si aplicamos un 15% de reparto lineal de gastos de administración (o de cualquier otro coste fijo) a todos los proyectos por igual sería injusto.

Con ese criterio, a un proyecto de 10.000 euros le aplicaríamos 1.500 y a uno de 1.000 le aplicaríamos 150, cuando el coste administrativo real de ambos puede haber sido por ejemplo de 450 euros.

En el primer caso estamos inflando el precio de venta, y en el segundo es posible que estemos perdiendo dinero. ¿Qué pasaría si nuestra empresa empieza a vender cada vez más proyectos de 1.000 euros? Efectivamente, acabaremos teniendo pérdidas.

¿Qué criterio debo utilizar para repartir los costes fijos?

Depende de muchas cosas. Del sector, del tipo de personal, de la composición de los costes fijos o de las propias características de la empresa.

Cuando hablamos de servicios, un buen criterio suelen ser las horas totales. Volvamos al caso que veíamos antes de los proyectos. En lugar de un 15% de los costes, vamos a ver cuantas horas de técnicos ha consumido o está previsto que consuma cada proyecto. Si el de 10.000 euros ha consumido 50 horas y el de 1.000 euros 7 horas, entonces el reparto de los costes fijos será proporcional a esas horas.

Aquí te dejo una plantilla (Reparto de gastos de personal técnico) para repartir los costes del personal técnico y calcular cuanto le corresponde a cada proyecto.

Ahora bien, para que este sistema funcione lo ideal es trabajar con previsiones. Es decir, si las horas totales trabajadas por mis técnicos son de 5.000 al año, al proyecto que consume 50 horas le aplicaré el 1% de mis costes fijos.

O afinando más, como hemos visto que todos los proyectos llevan 25 horas de trabajo administrativo, le aplicaré esas 25 horas en coste, y además el 1% del resto de costes fijos.

Otro caso. Si en una panadería, un determinado tipo de pan tiene que estar el doble de tiempo en el horno que otro, le aplicaré el doble del coste de electricidad (si el horno es eléctrico). También el doble de amortización del aparato. Lo mismo si requiere más tiempo de amasado, si tiene que estar varios días fermentando (por el espacio que ocupa). O si no entra en las bolsas normales y necesita unas especiales.

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¿Cómo se calcula el margen?

Hay un error común que consiste en calcular el margen de un producto sobre el coste. Por ejemplo, si me cuesta 100 y quiero un margen del 25%, se lo aplico a 100 y el precio final será de 125 euros.

A esto se le puede llamar rendimiento sobre el coste del producto, pero no margen. El margen se calcula sobre el precio final, no sobre el coste. Hay que aplicar la siguiente fórmula:

PVP=Coste/(1-Margen/100)

En el caso anterior, si mi coste es de 100 y quiero un margen del 25% sobre el PVP, este será PVP=100/(1-0.25)=100/0.75=133,33 euros.

Estructura de ingresos y gastos de la empresa

Por último, para poder afinar lo máximo posible en nuestro cálculo de costes, primero es preciso tener controlados tanto los ingresos como los gastos.

Es fundamental separar los gastos directos de los indirectos y de los de personal. A veces el personal se puede convertir en un gasto directo, pero en general es mejor que esté separado, se controla mejor.

Si tienes esta separación, te será mucho más fácil conocer el porcentaje que suponen tus gastos generales o fijos sobre los ingresos, y en qué medida se irá reduciendo ese porcentaje según vayan aumentando tus ingresos. También cual será el nivel de ingresos ideal para absorber esos gastos fijos o generales.

La mejor opción, bajo mi punto de vista, para separar y controlar estos gastos es a través de la contabilidad, asignando cuentas diferentes en función de esta clasificación.

Conclusión

A veces no hablamos de importes exagerados, pero si se trabaja con márgenes pequeños puede marcar una diferencia. Imagina que un producto tiene un margen mínimo del 10% porque es un producto estrella que se vende mucho y descubres que el margen real no es un 10%, sino que es un 3% o incluso es negativo. Que a veces pasa.

Buscar el criterio adecuado de reparto de costes fijos y aplicarlo te puede dar algún quebradero de cabeza, pero sólo al principio, cuando lo defines y lo aplicas. Después es sólo hacer un seguimiento.

La conclusión final es que no todos los productos y servicios tienen porque llevar el mismo porcentaje de margen. Si tu empresa pierde dinero, uno de los motivos puede ser que tengas más productos o servicios no rentables de los que crees.

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