¿Cuál es el criterio para decidir si es mejor llevar una contabilidad interna, con los recursos propios de la empresa, o contratar los servicios de una gestoría externa para que la lleve?

La respuesta no es única, y por tanto hay que decidirlo basándote en varias circunstancias.

Contabilidad interna

Desde luego, lo primero es saber a qué llamamos contabilidad interna. Ya sabes que con esto de los nombres, cada uno los utiliza de una forma. A efectos de este artículo, la contabilidad interna es la que se lleva dentro de la propia empresa. Digo esto porque a veces se llama contabilidad interna o contabilidad de gestión a la contabilidad de costes. Y no es el caso de este artículo.

Pues bien, una vez aclarado esto, vamos a ver en qué consiste. Básicamente, se trata de que la empresa, con sus propios recursos, humanos y materiales, lleva una contabilidad a través de aplicaciones específicas que le permiten generar asientos contables, informes, estados financieros, etc…

A veces, esto se hace casi «sin querer», porque la empresa ya cuenta una aplicación de facturación donde además se controlan cobros y pagos, con lo cual una parte importante está ya hecha. Pero la contabilidad requiere algo más, como es el control del personal, el del inmovilizado, el seguimiento de préstamos o la dotación de provisiones, por nombrar algunos.

Resumiendo, es relativamente sencillo generar una contabilidad interna en aquellas empresas que ya utilizan medios para controlar sus facturas, tanto emitidas como recibidas. Mi experiencia como asesor es que la información generada con estas aplicaciones se utiliza poco, a pesar de su gran potencial

Contabilidad llevada por una gestoría

Entre otras funciones, las gestorías se encargan de llevar la contabilidad oficial de las empresas. Una contabilidad oficial está orientada a cumplir con la normativa legal vigente en cada país a través de los planes de contabilidad definidos, ya sean generales o sectoriales.

Hay muchos tipos de gestorías, y cada una establece sus métodos para llevar la contabilidad. Pero, (de nuevo también según mi experiencia) lo normal es que se limiten a registrar la documentación de una forma muy genérica. Me explico: si tu empresa tiene 3 líneas de negocio diferentes, a ti te interesará. lógicamente, separar los ingresos, y a ser posible los gastos, en función de las diferentes líneas de negocio. Seguro que también te gustaría tener separados por departamentos, por líneas de negocio o por otro criterio que tú establezcas, los gastos de personal. Esto te ayudaría a obtener por ejemplo una cuenta de resultados analítica

Sin embargo, en una gestoría, la tendencia es a agrupar esos ingresos y gastos en un número limitado de cuentas, que después no permite hacer análisis más profundos. ¿Esto es malo?¿Lo están haciendo mal las gestorías?. En principio, no.

Volviendo a lo anterior, la función de la gestoría es llevar una contabilidad legal, y esto lo hacen. Separar los ingresos y gastos por un criterio interno de la empresa les complica el registro de la documentación, que en ocasiones es ya de por si un proceso complejo (sobre todo conseguir toda la documentación), y sobre todo teniendo en cuenta que además llevan la contabilidad de muchas más empresas.

Ventajas e inconvenientes de ambos sistemas

Efectivamente, cada sistema tiene sus ventajas e inconvenientes, que resumo a continuación:

CONTABILIDAD INTERNA

Ventajas:

• Los ingresos y gastos se controlan utilizando criterios de la propia empresa. Por ejemplo, puedes clasificar los gastos entre directos e indirectos, para calcular mejor el margen a aplicar a tus productos y servicios
• La información se puede obtener en tiempo real
• Se mejora enormemente la gestión económica y financiera
• Se aprende a interpretar mejor la información económica y financiera
• Puedes mejorar el control de la tesorería

Inconvenientes:

• Requiere dedicación de una o varias personas

GESTORÍA

Ventajas:

• La contabilidad está llevada por profesionales
• La empresa no tiene que dedicar recursos a esto

Inconvenientes:

• Los criterios de registro de la documentación suelen ser genéricos
• La información no siempre es a tiempo real

Entonces, ¿qué sistema es mejor?

Mi recomendación es que, siempre, siempre, siempre, lleves una contabilidad interna. Si no cuentas con personal suficientemente preparado para que la contabilidad generada internamente sirva como contabilidad legal, entonces contrata también los servicios de una gestoría externa. Sí, lo que te estoy proponiendo es que lleves dos contabilidades, la interna y la externa.

Esto tiene múltiples ventajas, pero hay dos de ellas que son realmente interesantes:

1. Estás generando tu propia información, con tus criterios y sin tener que preocuparte demasiado si el criterio que estás utilizando para registrar un documento será fiscalmente mejor o peor, puesto que la contabilidad legal se lleva por otro sitio
2. Estás haciendo un doble control sobre tus cuentas, y por tanto la seguridad aumenta. Como las cifras de la contabilidad interna tienen que ser las mismas que las que lleva la gestoría (solo varían los criterios de registro), periódicamente se puede comprobar que ambas coinciden. Por ejemplo, la suma de ingresos de un periodo tiene que ser exactamente igual en las dos.

Algo que tienes que plantearle es que tienes que sentirte seguro/a. Si llevar solo una contabilidad interna te genera dudas sobre cumplimientos legales, mejor compleméntalo con ayuda externa.

El tema fiscal es importante y requiere estar siempre al día. Si tu empresa tiene un tamaño adecuado para tener un experto fiscal en plantilla, podrías asumirlo, pero no es lo habitual. También puede ocurrir que la gestión fiscal en tu empresa sea tan sencilla que no requieras ayuda. En todo caso, tanto en este área como en el área laboral, siempre es conveniente contar con algún experto externo para consultar dudas, aunque sean puntuales.

¿Cómo puedes llevar una contabilidad interna?

Antes era algo complicado, pero ahora mismo existen multitud de aplicaciones, normalmente llamados ERPs que te ayudan a controlar la gestión de tu empresa de una forma más sencilla.

¿Cuál elegir?. Si el control de la gestión de tu empresa no es demasiado complicado, elige un ERP genérico. Hay muchos en el mercado que suelen tener precios asequibles y en general son fáciles de manejar. Dedica un tiempo para ver cuál es el que mejor se adapta a tus necesidades.

Si trabajas en un sector con características especiales y existen ERPs específicos para ese sector, posiblemente sea una buena opción elegir uno de ellos. Por ejemplo, existen distintos ERPs para empresas que llevan mantenimientos y reparaciones.

Es posible que ya estés utilizando una aplicación y no le estés sacando todo el partido ni estés utilizando todo su potencial. Dedícale tiempo a ver cómo puedes hacerlo.

Conclusiones

La contabilidad es una herramienta muy útil para hacer el seguimiento de la gestión económica de una empresa. Es lo suficientemente potente como para plantearse llevar una contabilidad interna con los medios con los que cuenta la empresa

• Plantéate en serio implantar una contabilidad interna, aunque tengas una gestoría que te lleve la oficial
• Piensa en cómo quieres obtener la información, y diseña tu contabilidad según ese criterio
• Lo principal es que la decisión que tomes te genere seguridad

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