La actividad por proyectos es un sistema de trabajo muy común en empresas de servicios tipo ingeniería, arquitectura o construcción. No obstante, los proyectos se utilizan cada vez más para controlar trabajos concretos que se realizan para terceros o para la propia empresa.
Hay muchas herramientas avanzadas que te ayudan a llevar el control económico de proyectos, pero a veces es suficiente con tener un control básico donde conozcas ingresos, gastos y rentabilidad.
En este artículo te voy a hablar de ese control básico que deben tener todas aquellas empresas que presten servicios a otras empresas y que quieran conocer los ingresos y gastos que generan.
Si piensas que tu empresa está perdiendo dinero con algunos proyectos, y quieres empezar a controlarlos, este es tu artículo.
¿Qué es lo mínimo que debemos controlar?
Vamos a empezar por algo tan básico como saber cuántos proyectos estamos realizando o vamos a realizar, durante cuánto tiempo se van a realizar y los ingresos que van a reportar a la empresa.
Puede parecer muy obvio, pero a veces el día a día nos hace que pensemos que es suficiente con sacar el trabajo adelante, y que basta con hacer un presupuesto a un cliente y que éste lo acepte para que todo vaya bien.
Para hacer este control puede servir una hoja excel donde tendremos el código del proyecto, la descripción, el cliente, el importe contratado, las fechas de inicio y final y la situación. Por ejemplo:
Este listado te sirve para saber cuantos proyectos tienes en marcha, cuantos han finalizado y tener una idea de cómo va la actividad, pero todavía no sabemos los ingresos que van a generar a lo largo de un ejercicio. Para eso debemos tener un control de la facturación. ¿Y cómo se hace eso?
Control de facturación de proyectos
Para tener una estimación de lo que se va a facturar con los proyectos lo mejor es guiarse por las condiciones pactadas con el cliente. En el cuadro del ejemplo, el primer proyecto se va a facturar por 3.500 euros. Si se ha pactado un 40% al inicio y un 60% cuando finalice, entonces está claro. Se facturarán 1.400 euros el 15 de febrero y 2.100 euros el 15 de mayo (si todo va según lo previsto). ¡Ojo!, que todavía no estamos hablando de cobros, con lo cual no se ha incluido aún el IVA.
Es decir, que debemos añadir algunas columnas a nuestra hoja con las previsiones (o los datos ya reales) de facturación.
Ahora sí. Ya tenemos el importe de los ingresos (facturación) que los proyectos van a reportar a la empresa, y también cuándo se van a generar esos ingresos a efectos contables.
En este punto aparece una situación a tener en cuenta. Los ingresos contables obtenidos a través de la facturación generalmente no coinciden con la producción real. Es decir, si yo ejecuto el primer proyecto entre enero y mayo, mis ingresos deberían estar en cada uno de esos meses. Sin embargo, contablemente solo aparecen en los meses en los cuales se factura.
Este desfase no entra dentro del objeto de este artículo (algún día le dedicaré uno en exclusiva). Para conocer la producción real y compararla con la facturación, podría montarse un control paralelo. Es decir, una tabla donde figure la producción por mes y otra con la facturación, también mensual.
En todo caso, en el cierre del ejercicio sí debes conocer ese dato, ya que por el principio de correlación de ingresos y gastos, cuando finalice el ejercicio deberías de contabilizar los ingresos o los gastos que se correspondan con esa diferencia.
Control de los gastos de personal del proyecto
Este apartado es quizás el más complejo de controlar, pero también el más importante, ya que el gasto de personal suele ser el más elevado en las empresas de servicios.
La clave en este punto es el control de las horas del personal. Puede ser muy exacto o puede ser algo aproximado, pero resulta obligado conocer las horas que dedica tu personal a cada uno de los proyectos si quieres conocer su rentabilidad.
Por mi experiencia, una de las principales causas de que se pierda dinero en determinados proyectos es que se dedican más horas de las que se presupuestaron. A veces, las empresas compensan estas diferencias (que ya saben que se van a producir), «inflando» el margen al hacer el presupuesto o asumiendo que van a ganar menos. Pero no tienen un sistema para saber cuánto tiempo de más se le ha dedicado, así que el problema persiste.
Lo realmente importante es conocer el problema y valorarlo. Posteriormente, con datos en la mano, la empresa deberá tomar una decisión con respecto a él, pero lo que vamos a ver aquí es como valorarlo económicamente.
En este ejemplo están las horas totales de cada trabajador a cada proyecto. Puedes llevar el control diario, semanal, mensual o anual. Puedes llevarlo con más o menos detalle, pero lo importante es que cada proyecto tenga el total de horas dedicadas por los técnicos o trabajadores de una forma fiable y valorada con el coste de cada trabajador (o con un coste medio).
Control de otras partidas
Los ingresos y los gastos de personal suelen ser las partidas más importantes que hay que tener en cuenta en el control y seguimiento económico de proyectos, pero puede haber otras como compras, trabajos realizados por otras empresas, etc.. que en general suelen ser más fáciles de controlar y que puedes añadir en columnas adicionales a tu hoja excel.
Puedes incluir también en este cuadro una estimación de los gastos fijos, generales, de administración o como más te guste llamarlos. Normalmente esos gastos se calculan con un porcentaje sobre los ingresos, con lo cual es relativamente fácil obtenerlos. Mira este otro artículo para ver cómo repartir los gastos fijos o indirectos.
Si quieres, también puedes añadir el margen medio que suelas aplicar para ver si cada uno de los proyectos lo cubre.
En el cuadro de seguimiento económico de proyectos puedes llevar también el control o la previsión de los cobros.
En definitiva, se trata de hacer un cuadro a la medida de tu empresa, incluyendo los datos que quieras controlar y pudiendo valorar de un vistazo la evolución de los mismos. Este cuadro lo puedes hacer tan simple o tan complejo como quieras. Puedes empezar con algo básico e ir añadiendo información según las necesidades.
Fases del control y seguimiento económico de proyectos
Sin ser una clasificación científica, para mi hay 3 fases en las cuales necesitamos realizar este control económico de proyectos:
- Presupuesto: Es importante calcular bien todas y cada una de las partidas a la hora de hacer un presupuesto para el cliente. Te puede ayudar este otro artículo sobre cómo calcular el precio y el margen de un proyecto. También te va a ayudar mucho llevar un seguimiento como el que hemos visto en este artículo, ya que la experiencia de otros proyectos es la base para que los que vienen salgan bien.
- Ejecución: Mientras se está ejecutando el proyecto, podemos ir viendo si las partidas económicas se están desarrollando como estaba previsto en el presupuesto. En caso de que no sea así, este es el momento que permite corregirlas.
- Finalización: En esta fase ya no se puede corregir nada, así que lo único que podemos hacer es analizar. Veremos si tanto los ingresos como los gastos han sido los adecuados, si las horas han sido las previstas, etc…
La contabilidad como fuente de información
Los datos que necesitas para hacer el seguimiento económico puedes sacarlos directamente de la contabilidad, siempre que previamente los hayas registrado, claro. Si no tienes una contabilidad interna y solo tienes la que te lleva la gestoría, quizá es el momento de plantearte el implantarla.
Si ya llevas esa contabilidad interna y tu ERP o aplicación te permite de alguna forma llevar centros de coste o algún otro sistema que te permita diferenciar ingresos y gastos por proyecto, puedes exportar esa información a excel para alimentar tu hoja y que sea un proceso más automático.
Si tu contabilidad no tiene un módulo de analítica, siempre puedes aprovechar campos libres, etiquetas (tags), etc…
Conclusiones
A modo de resumen, lo más importante de todo es que tus proyectos estén controlados. La complejidad de ese control depende de tus necesidades y de los recursos y medios con los que cuentes para realizarlo.
Es muy importante llevar el control de las horas que los trabajadores dedican a los proyectos para no «alimentar» proyectos deficitarios que comen muchas horas y no contribuyen a hacer una empresa económicamente sostenible.
Suele ser habitual que, después de implantar un sistema de control y seguimiento económico de proyectos, la rentabilidad de la empresa mejore de forma sustancial, ya que no es lo mismo suponer que tus proyectos no son rentables que certificar esa suposición con los detalles que necesitas para corregirlos.
Puedes contar con un profesional que te ayude a implantar este sistema para que sea más efectivo desde el primer momento.
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