Como su nombre indica, la conciliación bancaria concilia los movimientos del banco con los de la contabilidad, pero también hay que verla como una magnífica herramienta de control adicional de nuestras cuentas.
Imagina que tus proveedores y clientes te enviaran un listado diario de todos los movimientos que realizas con ellos, y que eso te sirviera para conciliar sus cuentas. Tu contabilidad estaría impecable. Pues bien, eso es lo que hace el banco, y hay que aprovecharlo.
¿Cada cuánto tiempo hay que conciliar los bancos?
Ni que decir tiene que el banco hay que mirarlo todos los días. Si tenemos una planificación adecuada de nuestra tesorería no deberíamos preocuparnos de que no haya dinero en el banco. Pero aparte de eso hay que revisar todos los movimientos.
Teóricamente, lo ideal sería conciliar a diario. En la práctica, y en mi opinión, no es lo más adecuado, ya que muchos movimientos bancarios posiblemente no estén aún en la contabilidad, y aunque estuvieran, no resulta eficiente, ya que es una tarea que requiere preparativos.
Hacer diariamente la descarga del extracto y su incorporación en la aplicación quita tiempo para otras tareas, a no ser que tengamos algún sistema que lo descargue y lo integre de forma automática, o que consideremos necesario hacerlo así.
Dependiendo del volumen de movimientos, puede ser interesante conciliar semanalmente. Lo que no tiene excusa alguna es no conciliar al menos mensualmente.
Conciliación automática o manual
Como norma, sin duda la automática. Te puedes quitar en cuestión de segundos la mayor parte de los movimientos sin esfuerzo.
No obstante, debido a que en este artículo estamos tratando la conciliación bancaria como un sistema de control, no hay que perder la oportunidad de revisar manualmente de vez en cuando y conciliar uno a uno los movimientos bancarios.
Hacer la conciliación manual teniendo que prestar atención a cada registro nos permite detectar hechos que de otra forma pasan desapercibidos.
He vivido la experiencia de tener que coordinar la conciliación de entre 20 y 25 sucursales bancarias y unos 3.000 movimientos al mes. Cuando entré se hacía todo a mano, cuando digo a mano quiero decir que se imprimían los mayores de los bancos y se punteaba con un lápiz tanto el mayor como el extracto en papel que enviaba el banco.
Con todos esos movimientos bancarios, siendo además buena parte cheques, te puedes imaginar lo que suponía. Varias personas y muchos días de trabajo dedicados a esa tarea, y con un resultado que tampoco era maravilloso. Eso sí, sin conciliación bancaria el resultado habría sido mucho peor.
En este caso, cuando diseñamos e implantamos la conciliación bancaria automática los resultados fueron espectaculares, en cuanto a tiempo invertido y sobre todo en la mejora de la calidad.
En mi opinión, es importante que la conciliación quede reflejada en la aplicación de contabilidad o ERP, y no llevarla aparte en una hoja excel.
¿Sirve para algo más que conciliar los bancos?
Además de para conciliar movimientos bancarios, la conciliación la podemos utilizar para otras cosas. Por ejemplo:
- Cambiar procedimientos y hábitos de registro. Si es frecuente que un determinado tipo de movimiento bancario no esté contabilizado y lo detectemos en la conciliación, hay que intentar buscar el origen del problema. Es importante tener en cuenta que todo debe contabilizarse con su documento original, cuando se genera la operación. No es una buena práctica contabilizar por ejemplo una transferencia emitida cuando recibimos el documento bancario o al conciliar. Hay que contabilizarla cuando se emite.
- Detectar pagos indebidos. Si por error, o por cualquier otro motivo, se realiza un cargo indebido en nuestra cuenta bancaria, es más fácil detectarlo con la conciliación. Además, nos puede poner en alerta sobre alguna irregularidad que haya que controlar.
- Explotación del cuaderno 43. Sólo a efectos de control y consulta, no para conciliar. Si nuestra aplicación o ERP permite integrar el cuaderno 43 o lo podemos descargar o transformar en hoja de cálculo, siempre es más fácil buscar movimientos, aplicar filtros, estudiar los flujos de tesorería, generar gráficos. El banco da acceso limitado a los movimientos, y además es más lento.
- Transmitir confianza. Presentar una conciliación bancaria limpia a los auditores externos o internos o a cualquier otra persona que lo requiera, ofrece confianza. En un informe de conciliación deben estar las pocas partidas que realmente no se pueden conciliar, básicamente talones. Un informe de conciliación de varias páginas transmite dejadez.
A tener en cuenta
- Sobre las facturas emitidas mediante el recibo bancario. En general, cualquier factura que entra en el departamento de administración se revisa y se pide al responsable que la valide. Sin embargo por el banco se reciben algunos cargos de los que no recibimos factura (colegios oficiales, notarios…), puesto que el documento bancario tiene validez como tal. Si ese cargo es periódico, hay que aprovechar para revisar que es correcto y no sólo contabilizarlo todos los meses porque está en el banco.
- Conviene profundizar en aquellos movimientos que nos puedan resultar extraños, tanto por importe como por concepto. Hay que tener en cuenta que el banco tiene plazos para devolver recibos o anular movimientos, y si tardamos un mes en descubrirlo puede que sea tarde.
- Al tratar la conciliación bancaria como un control, suele ser aconsejable que la realice una persona distinta a la que registra la contabilidad. Desde luego en la mayoría de controles suele ser así. No obstante no siempre es posible por la cantidad de personal o incluso porque por circunstancias concretas se decida que no sea así.
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