En varios artículos de este blog hablo de los costes directos. Sin embargo, nunca me he parado a analizarlos con más detalle, quizás porque suelen ser más fáciles de identificar y de imputar. Pero es cierto que a veces generan dudas, así que ha llegado el momento de hablar de ellos.
Los costes se pueden clasificar de varias formas. Una de ellas es distinguiendo entre costes directos o indirectos. Y la primera pregunta que surge es, ¿directos o indirectos sobre qué?. Puede ser sobre un producto, servicio o proyecto, puede ser sobre una línea de negocio, o sobre la actividad de la empresa en general. Quédate con esta idea.
Aunque los términos coste y gasto pueden tener significados diferentes en determinadas situaciones, en este artículo voy a llamarlos indistintamente costes directos o gastos directos.
¿Qué es un coste directo?
Como se puede intuir por su nombre, es aquel que está relacionado directamente con la actividad que queremos analizar. Es decir, que aumenta o disminuye según aumenta o disminuye la producción o las ventas de nuestra empresa.
Un ejemplo: Si fabrico pan, la harina es un coste directo, porque cuanto más pan fabrico, más harina necesito. Otro ejemplo: Si me dedico a vender ropa en una tienda online, el coste del envío también es un gasto directo, porque se genera solo si hago esa venta. Si no, ese gasto no se produciría.
Aquí podemos deducir ya que el gasto directo puede ser proporcional a los ingresos o no. En el caso de la harina, es proporcional, puesto que si utilizo 0,7 Kg. de harina para hacer 1Kg. de pan, para fabricar 10 Kg. de pan necesitaré 10 veces más harina, es decir, 7 Kg. ¿Cuál es la ventaja de esto? que determinados gastos directos se pueden expresar en porcentaje sobre los ingresos, de tal forma, que teniendo una previsión de ingresos sabremos cuales serán los costes directos sin demasiado problema.
Ahora bien, hay otros gastos directos que no son proporcionales. Es el caso del segundo ejemplo. Los gastos de transporte en una tienda online de ropa no tienen porque ser proporcionales al importe vendido, ya que si vendemos 2 camisas de seda, el peso será menor que el de 2 sudaderas, y por tanto el transporte podría ser más barato, a pesar de que el producto probablemente sea más caro. También es posible que si en lugar de dos camisas de seda vendiera cuatro, el coste del transporte no variaría.
¿Qué quiere decir esto? Efectivamente, que el coste directo puede ir en función de varias cosas: de la cantidad vendida o producida, del número de pedidos, de que se produzca o no la venta, independientemente de su valor, etc… Con lo cual, la clave está en conocer esa relación. Además, habrás deducido que si quieres tener bien controlados los costes directos, debes tener información sobre determinadas variables como puede ser el número de pedidos, en el caso del ejemplo, además del importe de las ventas.
¿Qué implicaciones tiene clasificar un gasto como directo o como indirecto?
Básicamente, la diferencia está en la forma de repercutirlo en la facturación a los clientes. Un coste directo, generalmente se repercute directamente a través de la factura. Por ejemplo, si vendes ropa, el precio de la camiseta incluye el coste de la misma más un margen, que podrá ser mayor o menor, pero el coste del material está incluido siempre.
Un coste indirecto lo repercutes en la factura a través de los márgenes. ¿Qué ocurre?, que si calculas mal ese margen o bien no llegas a un determinado volumen de ingresos, corres el riesgo de no recuperar todos los costes indirectos. Sin embargo, el directo siempre lo recuperas con la venta.
Esto genera por tanto una duda sobre la clasificación de determinados gastos. Por ejemplo, si compro una licencia de una aplicación específica para determinados servicios, y esa aplicación tiene una vida útil estimada de 4 años, ¿lo considero un gasto directo o indirecto?.
- Lo normal y lo lógico es considerarlo como un gasto directo. Ahora bien, corremos el riesgo de no poder imputarlo directamente con nuestra facturación, y por tanto perderlo. Por ejemplo, si en cada servicio repercutimos un importe fijo y no realizamos un número suficiente de servicios como para recuperar el coste total. La solución a esto pasa por intentar afinar bien en las previsiones.
- Si lo consideráramos un coste indirecto se recuperaría a través del margen de contribución. Lo que ocurre es que, como hemos dicho que este software es para unos servicios específicos, estarías sobrecargando otros productos o servicios con un coste que no les corresponde. Esto hará que sean más caros sin aportar más valor.
El coste directo en los productos
Cada producto puede ser un mundo, ya que puedes fabricarlos tú, los puedes comprar ya hechos o puedes venderlos junto con otros productos y servicios. Lo que está claro es que, cuando hablamos de productos materiales, hablamos de bienes físicos, tangibles, y por tanto tendrán un coste de materia prima o del producto en si. A no ser que seas el propietario de un manantial y vendas el agua a gente que pasa por allí con su propio vaso.
La compraventa de productos tiene por tanto unos costes directos fácilmente identificables. Esto es lo normal, ya que puede haber ocasiones donde pueden tener otros costes un poco más difíciles de calcular.
Por ejemplo, si para poder abaratar el coste de un producto o de sus materias primas hay que comprar grandes cantidades y almacenarlo. En este caso, hay que tener en cuenta que el coste de almacenamiento puede llegar a encarecerlo y a lo mejor no se compensa el ahorro por la compra de grandes cantidades con este coste adicional.
En cuanto al impacto en la cuenta de resultados de la compra de grandes cantidades (que posiblemente no se vendan todas en el mismo ejercicio contable), la contabilidad permite en cierta forma identificar estos desfases con la partida de variación de existencias, ya que al final de cada ejercicio se calcula el consumo a través de la diferencia entre las existencias iniciales y finales.
Con respecto a la identificación de los costes directos, por una parte debes conocer el coste teórico de cada producto individualmente, pero también es importante conocer el coste a nivel global en la empresa. ¿Por qué?, pues porque si algún producto tiene un margen inferior al que necesita la empresa para funcionar, tienes que saber si se compensa con el del resto.
Los costes de personal, ¿son directos o indirectos?
Esta es la gran duda que suele surgir en las empresas, ya sean de venta de productos o de servicios. La clave está en lo indicado anteriormente. Es decir, los que clasifiquemos como directos y los podamos repercutir en la facturación, se recuperan sin problema, pero si los consideramos directos y no se repercuten (no se facturan), se pierden. ¿Cómo evitarlo?
Partimos de la idea clara de que no se puede repercutir el 100% del coste del personal, aunque estén dedicados al 100% a la producción. ¿Por qué?, pues porque hay tiempos de inactividad, por ejemplo las vacaciones, que también hay que recuperar. Una forma de incluir las vacaciones en el coste es considerar el coste anual y dividirlo por las horas reales trabajadas, es decir, sin contar las horas de los días de vacaciones.
Aún así, casi cualquier trabajador tiene tiempos de inactividad o de actividad no repercutible, como pueden ser reuniones, desplazamientos, médicos, etc… En este caso, lo mejor sería hacer una estimación de los porcentajes que representan esos tiempos de actividad no repercutible sobre el total. Ese porcentaje resultante, lo incluiremos dentro del margen de contribución, es decir, lo consideramos como un coste indirecto.
Algunos trabajadores podrán tener un 80% de horas repercutibles y un 20% de no repercutibles. Y otros al revés. Además, no todos los años tiene porque ser iguales en cuanto a actividad, así que hay que buscar el equilibrio y el punto ideal donde esos porcentajes se cumplan.
En todo caso, cada empresa es un mundo, y las posibilidades son muchas. Como me habrás oído decir muchas veces, el mejor criterio es la utilización del sentido común. Es cierto que siempre es mejor si viene acompañado de conocimientos y de técnica. Pero si utilizas sentido común tendrás mucho avanzado, porque el conocimiento y la técnica se lo puedes pedir a otra persona.
¿Te ha gustado este artículo? Si te suscribes a mi comunidad de pymes, profesionales y emprendedores podrás tener más artículos como este en tu email. Además, solo por suscribirte puedes descargarte GRATIS una plantilla en excel para hacer tu mismo el PLAN ECONÓMICO FINANCIERO o PRESUPUESTO ANUAL de tu negocio.
Cuando confirmes tu suscripción en el email que te voy a enviar, recibirás el enlace para la descarga. (si no recibes el correo, no te olvides revisar la carpeta de spam)
¿Quieres que te ayude a organizar y a conocer mejor los costes de tu empresa?
Tengo más de 25 años de experiencia en gestión económica y financiera. Contacta conmigo sin compromiso. Online o Presencial.
Teléfono: 648 48 24 12 (Juan Carlos Pérez)
Conecta conmigo en Linkedin
