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Crea Un Plan De Cuentas A Medida Para Tu Empresa

Crea un plan de cuentas a medida para tu empresa

Crear un plan de cuentas personalizado es una buena idea. Permite unificar criterios y reduce los errores por falta de información. En este artículo te enseño a diseñar tu propio plan de cuentas.

Sí, puede parecer un poco exagerado querer crear un plan de cuentas propio, pero en realidad no lo es. Se trata de hacer más accesible la información, unificando criterios y adaptando las cuentas a nuestras necesidades.

Sigue leyendo y verás como la idea te resulta muy práctica y sencilla.

Cada concepto a su cuenta

Mi propuesta es que asignes un número de cuenta a cada concepto que te interese separar.

Igual que no metes todos los clientes o todos los proveedores en una misma cuenta, tampoco agrupes gastos que por su interés necesiten ir separados.

¿Te gustaría saber, por ejemplo, cómo afecta la subida de la electricidad a tu empresa? ¿O cual ha sido su evolución en los últimos 3 años?

Si en la misma cuenta tienes electricidad, agua, teléfono, etc… sabrás fácilmente lo que gastas en consumos, pero no en electricidad, a menos que dediques unas horas a buscar entre todos esos gastos o a sacar una a una todas las facturas. ¿Te suena?

Si tienes tus cuentas separadas, basta con sacar un mayor de la cuenta que te interese controlar.

Es más, sería conveniente separarlas para cada establecimiento o local que tengas. No mezcles el gasto de electricidad de la oficina con el de la nave.

Además, si tienes un buen informe de gastos e ingresos donde separes los gastos generales de los directos, cada uno irá en un apartado.

Este es un primer paso fundamental para el control de gastos. Solo se puede controlar lo que se conoce.

En realidad todas las empresas crean un plan de cuentas personalizado desde el momento en el que definen subcuentas con un número mayor de dígitos que el Plan General Contable.

Y ahora redacta tu plan de cuentas

Mi propuesta es que además de abrir las subcuentas que necesites, definas por escrito, una por una todas las cuentas que utilices en la empresa. No son tantas.

En algunas de ellas puedes utilizar un corta y pega del plan general de contabilidad, pero otras llevarán una definición más personalizada, además de una numeración distinta.

En el Plan General de Contabilidad, la definición de la cuenta 216 dice:

216. Mobiliario
Mobiliario, material y equipos de oficina, con excepción de los que deban figurar en la cuenta 217.

Y el plan de cuentas que definas en tu empresa puede decir:

216. Mobiliario
Mobiliario, material y equipos de oficina a excepción de los que tengan que figurar en la cuenta 217 (Equipos para procesos de información). Se incluyen las fotocopiadoras y los equipos telefónicos (centralitas, fax). Los teléfonos de sobremesa sólo se incluyen si se compran junto con la centralita. Si se compran sueltos se registran en la cuenta de gasto de teléfono (6294).

¿A que cambia la cosa?. Y eso que tampoco está muy desarrollado, es a modo de ejemplo y se pueden añadir los detalles que se adapten mejor a tu empresa, sin pasarse.

También cambia la imagen que trasmites

Ahora imagina que entra en Administración un nuevo trabajador/a que tiene que ayudar con la contabilidad en un momento determinado. No es lo mismo que tenga que estar preguntando continuamente al contable, o incluso que registre apuntes en cuentas equivocadas a que le entregues una copia de tu plan contable y que lo tenga siempre a mano.

Sin duda la imagen y percepción de los trabajadores en cuanto a la organización del trabajo cambia cuando les entregas un documento cuya portada dice: “Plan de cuentas de Talleres Sáez, S.L.”.

Dentro de ese plan de cuentas, sería buena idea añadir además situaciones especiales o criterios específicos. Por ejemplo, en la definición de la cuenta 625 de seguros, se puede indicar que el seguro de responsabilidad civil es anual y que hay que prorratearlo y periodificarlo, así que de paso se incluye el resto de cuentas que afectan y el modo de contabilizarlo.

Si ya quieres que sea para nota, en el documento de texto donde definas el plan de cuentas pon en el encabezado o pie de página la fecha de la última revisión.

No olvides que también es muy importante tener una estructura de cuentas clara y adecuada a tus necesidades. Esto te ayudará a organizar la información cuando la necesites.

¿Merece la pena tener un plan de cuentas propio?

Cuando tuve que realizar un plan para ajustar gastos en mi último puesto por cuenta ajena, supuso una cantidad enorme de horas del personal tener que bucear entre cuentas genéricas para separar unos gastos de otros. El primer paso para reducir gastos es conocerlos.

En nuestro caso, por ejemplo el material de oficina suponía un gasto elevado, y ahí estaba incluido el papel, las fotocopias, el tóner, además de otras muchas cosas. ¿Cómo podíamos saber cuanto se gastaba en cada uno de ellos sin ir uno por uno?

A esto se añadía que no todas las personas que registraban documentación contable, que eran muchos, tenían el mismo criterio, con lo cual las fotocopias a veces estaban en gastos varios y otros en material de oficina.

Cuando entraron no les dijo nadie: “ahí está la máquina de café y las fotocopias se contabilizan como material de oficina”. Tampoco tenían donde mirarlo.

Me propuse que no íbamos a volver a pasar por eso, así que reestructuramos las cuentas y diseñamos un documento donde se definieron todas las cuentas. En realidad no era nada nuevo, sólo había que plasmarlo en un papel. Y funcionó.

Control de gastos con el plan de cuentas

Es necesario tener un control de gastos, haya que reducirlos o no. Antes o después lo echarás de menos si no lo tienes. Y si la contabilidad te lo da, ¿para que llevar un control paralelo?

Lógicamente no todo el control de gastos se puede llevar con la contabilidad, pero sí ayuda mucho.

Viable y rentable - Z1 Gestión

Además, cualquier persona que tenga acceso a la información extraída de la contabilidad, y más si es para tomar decisiones, debe poder consultar en un documento qué contiene exactamente cada cuenta.

 

Y listo, ya tienes el plan contable de tu empresa. No se trata simplemente de una cuestión contable, va más allá. Es una cuestión de organización y homogeneización de la información que puede servir de referencia a mucha gente.

Resumen

    • Define bien la estructura de las cuentas para que contengan la información que necesitas
    • Haz un documento de texto con la numeración y definición de las cuentas contables personalizadas. Indica claramente en qué casos se utiliza cada cuenta y si hay situaciones especiales
    • Es muy importante llevar una contabilidad organizada y bien estructurada

 

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