El resultado final de una empresa se compone de los ingresos y gastos generados durante el ejercicio. A veces, ocurre que el resultado o el volumen de ingresos reflejado en la contabilidad no se corresponde con lo pensamos que debería de haber sido según nuestros cálculos.

Esto puede ser debido a las diferencias entre lo facturado y lo producido, y es lo que veremos en este artículo.

¿Cómo se calculan los ingresos en contabilidad?

Normalmente, los ingresos que se registran en la contabilidad son los generados con las facturas emitidas. ¿Qué quiere decir esto?, pues que si has prestado un servicio pero aún no has emitido la factura, contablemente es como si no se hubiera producido esa venta.

Una consecuencia de esto es que puede provocar desfases entre los ingresos y los gastos. Lo vemos con un ejemplo:

Una empresa dedicada a realizar proyectos de ingeniería comienza un proyecto en el mes de octubre y lo finaliza en marzo del año siguiente. La factura la emitirá una vez finalizado el proyecto.

Para poder realizar este trabajo, además del equipo humano propio de la empresa ha subcontratado una parte con profesionales externos, y además ha tenido que comprar material y software.

En este ejemplo, nos encontramos con que esta empresa ha tenido que realizar gastos durante toda la vida del proyecto, y sin embargo no va a computar ingresos hasta el mes de marzo. Esto hace que haya un desfase mensual y que se pueda producir una percepción errónea de que el proyecto, e incluso la empresa, no va bien.

En el mes de diciembre, tiene unos resultados negativos acumulados de 31.500 euros, ya que no ha emitido facturas hasta ese momento. Ese resultado negativo formará parte del resultado global de la empresa, lo que provocará una distorsión del mismo.

En este punto, es conveniente diferenciar dos conceptos.

• Un ingreso es el reconocimiento de una venta o prestación de servicio (lo que contablemente se denomina devengo), independientemente de que se haya cobrado o no.
• Un cobro es la contraprestación en dinero que se obtiene por esa venta.

Por decirlo de una forma más sencilla, cuando se emite la factura se genera un ingreso que se refleja en la cuenta de resultados, y cuando el cliente nos paga se genera el cobro, afectando a la tesorería de la empresa.

¿Qué son los ingresos por producción?

Los ingresos por producción tienen que ver con el ritmo de ejecución de un servicio, proyecto, etc… Vamos con un ejemplo. Si impartimos un curso de formación durante 3 meses, y por ese curso vamos a facturar 3.000 euros, se podría decir que la producción es de 1.000 euros mensuales (suponiendo que se imparten las mismas horas cada mes). Es decir, que lo ideal sería que en nuestra contabilidad hubiera un ingreso de 1.000 euros por mes.

Vamos a suponer, que en el ejemplo del curso se factura el 50% al inicio y el 50% cuando finaliza. Se facturarían 1.500 euros en el mes 1, nada en el mes 2 y 1.500 en el mes 3. Sin embargo, la producción es de 1.000 euros en cada mes. Es un ejemplo simple, pero que refleja bien las diferencias que puede haber entre la facturación y la producción.

Lo que dice la normativa

Existe una normativa sobre la obligación de facturación. Básicamente indica que los bienes y servicios deben facturarse en el momento de realizarse la operación, lo cual no aclara mucho sobre el plazo de facturación de servicios o proyectos de larga duración.

Ahora bien, la contabilidad cuenta con un principio llamado de correlación de ingresos y gastos, que aunque yo no aparece como tal en el plan de contabilidad se puede seguir aplicando si la situación lo requiere (respetando siempre el principio de prudencia).

Básicamente, este principio dice que el resultado del ejercicio se compone de los ingresos devengados menos los gastos necesarios para ejecutar estos ingresos. Por eso, cuando se produce un desfase entre ambos se debe corregir mediante un asiento de reconocimiento de ingresos o de gastos, según el caso.

En definitiva, ¿qué puedo hacer para saber cuál es el resultado real de mi empresa?

Lo ideal es que cuentes con dos fuentes alternativas de información. Por una parte la contabilidad, que te informará de las facturas emitidas y con la que podrás obtener un informe de ingresos y gastos, y por otra una base de datos de producción, donde puedas obtener la información de los ingresos que está generando realmente tu empresa. Compara estas dos fuentes, y comprueba si las diferencias son significativas y cómo pueden afectar al resultado.

Si quieres que lo que se refleje en la contabilidad sean los ingresos producidos puedes hacer lo siguiente. Crea una cuenta de ingresos (grupo 7) que sea específica para los ingresos por producción, y que se distinga bien de los ingresos por facturación. Contabiliza cada mes los ingresos producidos, descontando los que ya se hayan facturado.

Este sistema es recomendable solo si para tu empresa es importante que sea la producción la que quede reflejada en la contabilidad, ya que se trata de un proceso que requiere mucho control y seguimiento, porque hay que hacerlo proyecto a proyecto. La principal ventaja es que en todo momento tu contabilidad reflejará los ingresos reales.

También tienes que ver con tu asesor fiscal si esto puede tener alguna implicación fiscal en alguno de los impuestos habituales y valorar su impacto.

En todo caso, cuando se cambia de ejercicio contable es necesario calcular estas diferencias para reflejarlas, a modo de periodificación, en la contabilidad.

Desfase provocado por las facturas

Estos son los desfases más comunes provocados por la diferencia temporal entre la facturación y la producción

• Cuando se recibe un anticipo. Hay que recordar que es obligatorio facturar los anticipos recibidos (art. 2.1 del Real Decreto 1619/2012), aunque no siempre se hace. En este caso, el desfase con la facturación vendrá porque no hemos producido nada y sin embargo en la contabilidad aparece un ingreso generado con la factura del anticipo.
• Se factura solo al final de la prestación del servicio. Es decir, que durante toda la vida del proyecto o servicio contablemente no se han registrado ingresos y por tanto la cuenta de resultados puede ofrecer cifras desfavorables. Todo se equilibra cuando se emite la factura
• Se emiten diferentes facturas a lo largo del proyecto o servicio. Suele ser habitual en las certificaciones de obra (o hitos), en las cuales se factura por porcentajes de ejecución. Si son frecuentes sería una forma de ajustar los ingresos a la situación real, pero se suelen dar sobre todo en obras o proyectos largos y los plazos de certificación no suelen ser muy frecuentes.

¿Y los gastos?

Con los gastos puede ocurrir algo parecido. Puede haber muchos gastos al principio del proyecto, por ejemplo si hay que hacer compras de material, software específico, etc… o bien llegar al final, en el caso de que las condiciones con los proveedores sean esas.

El caso es que si queremos llevar el control de la rentabilidad de los proyectos a lo largo de su periodo de ejecución se requieren controles extra que analicen estos desfases y no confundan con resultados negativos o excesivamente positivos.

Conclusiones

• Cuando una empresa produce servicios, obras o proyectos, puede tener un desfase en los ingresos registrados en su contabilidad debido a que se registran las ventas formalizadas mediante una factura y no lo realmente producido
• Lo ideal es buscar algún sistema para controlar y realizar el seguimiento del volumen de producción para conocer cuál es ese desfase. Este control es necesario sobre todo si se quiere saber cuál es la rentabilidad de cada proyecto mientras se está ejecutando
• Al cierre del ejercicio contable hay que hacer un cálculo del porcentaje de ingresos y de gastos de los proyectos para imputar lo que falte y que el resultado refleje la imagen fiel de la empresa. Esto puede tener ciertas implicaciones fiscales que habrá que estudiar en cada caso

Aquí te dejo una hoja de cálculo casera para que puedas coger ideas sobre el cálculo de las producciones

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