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Habitualmente, calcular el precio y el margen de beneficio que hay que poner a un proyecto para ofertar a los clientes suele generar muchas dudas (y algunos sudores). Es importante que tengas la seguridad de que estás poniendo el precio adecuado para asegurar la sostenibilidad económica de tu empresa.

¿Hay una fórmula mágica para encontrar el precio ideal?. A lo mejor no es mágica, pero sí hay una fórmula muy útil para que puedas realizar propuestas con seguridad. Además, te podrás descargar una hoja excel para que sea aún más fácil.

Ya sabemos que el precio de un producto, servicio o proyecto está condicionado (al menos en parte) por el mercado. Es decir, que si tu precio es mayor que el de la competencia las probabilidades de vender son menores (aunque esto no siempre sea así). Pero puede ocurrir que ese precio de mercado esté por debajo de tus costes, y eso, lógicamente, no es bueno.

Una propuesta de valor diferenciada suele ser más importante que el precio, pero este no es el objetivo de este artículo, así que hoy nos vamos a centrar en cómo calcular el margen y el precio mínimo al que puedes ofertar tus proyectos.

¿Qué vas a encontrar en este artículo?

  • Los conceptos básicos para saber qué márgenes aplicar
  • Ideas para saber cómo calcular esos márgenes
  • Una plantilla en Excel para calcular el precio de un proyecto (lee con atención el artículo para saber mejor cómo funciona esa hoja)

¿Por dónde empezamos?

En primer lugar tienes que conocer la estructura de gastos de tu empresa, es decir cómo se clasifican esos gastos. Es quizás la parte más importante.

Básicamente, a estos efectos tenemos dos tipos de gastos o costes: directos e indirectos.

Dentro de los costes directos nos encontramos con el personal técnico, los que diseñan y desarrollan el proyecto. Pero no todo el coste del personal técnico es directo. ¿Por qué?, porque parte de su salario no se puede imputar o repercutir directamente en los trabajos realizados.

Por ejemplo, el tiempo dedicado a propuestas que no salen, realización de informes, reuniones, vacaciones, periodos sin actividad, etc…

Otros costes directos son los materiales necesarios y las subcontrataciones. También pueden formar parte de este grupo las amortizaciones de determinados activos o los gastos financieros específicos de un proyecto, entre otros. Los costes que en una empresa son directos, puede ser que en otra no lo sean, pero suele ser fácil identificarlos.

Costes indirectos son todo lo demás. Alquiler de las instalaciones, comunicaciones, personal de administración y dirección, etc…

Si quieres algo más de detalle sobre cómo hacer esta clasificación, te recomiendo que leas también este artículo sobre el reparto de costes indirectos.

Esta clasificación está planteada a efectos de calcular el precio y el margen de beneficio de un proyecto. Si lo que necesitas es tener información sobre la estructura de ingresos y gastos de la empresa para tomar decisiones hay otras clasificaciones más adecuadas.

¿Cómo sabemos cuál es el margen adecuado?

Hay que encontrar un margen que cubra todos los costes indirectos (los directos ya se facturan directamente), y que además permita obtener un beneficio. Por eso, más que hablar de un solo margen hay que hablar de un conjunto de ellos.

  1. Margen para cubrir costes fijos o gastos generales. Es el más fácil, porque como su nombre indica, suelen ser fijos.
  2. Margen para cubrir los gastos del personal que no se ha podido imputar a proyectos. Es un poco más complicado porque requiere un estudio de los tiempos empleados en proyectos y tareas. En todo caso, las empresas que trabajan con proyectos están acostumbradas a llevar un control, que puede ser más o menos exacto.
  3. Otro personal no directo, como puede ser el personal administrativo, dirección o comercial.
  4. Margen de beneficio esperado. Que puede incluir también un cierto margen de seguridad, por si no todo sale como esperamos.

Para obtener estos márgenes hay que conocer la estructura ideal de ingresos y gastos de la empresa, y en especial hay que saber cuál es el nivel total de ingresos que permite obtener un beneficio determinado. Esta es la base, el punto de partida, y es importante que lo conozcas bien.

Voy a poner un ejemplo para que se vea mejor. Este es un resumen de la estructura ideal de ingresos y gastos de una empresa:

Estructura ideal de ingresos y gastos - Z1 Gestión

Es importante tener clara esta idea. Para eso lo más adecuado es tener bien organizada la contabilidad y contar con un buen informe de ingresos y gastos. Para rematar, lo suyo es tener también unas previsiones que permitan analizar los distintos escenarios económicos de la empresa.

En este blog encontrarás varios artículos orientados a facilitarte información sobre cómo conseguir tener todo esto controlado.

Cómo aplicar los márgenes

Una vez que has conseguido averiguar cuáles son los márgenes que tienes que utilizar (es decir, los porcentajes que corresponden a los costes indirectos y al beneficio), el resto es sencillo. Se trata de aplicar una fórmula básica:

Precio mínimo de venta = Costes directos / (1- márgenes en %).

Por ejemplo. Si tus costes directos son 10.000 y la suma de los márgenes que tienes que aplicar es de 60%, la fórmula es : Precio proyecto = 10.000/(1-60%)= 25.000 euros. Para hacer la fórmula en un excel o en calculadora, ten en cuenta que 60% es lo mismo que 60/100, es decir, 0,60.

Otra forma más sencilla es descargarte la hoja Excel en el enlace que hay justo después de las conclusiones (no seas impaciente, que ya queda poco) e introducir los datos para que lo calcule de forma automática. Por ejemplo:

Aplicación margen de beneficio - Z1 Gestión

Conclusiones

  • Para aplicar correctamente los márgenes debes conocer bien la estructura de ingresos y gastos de tu empresa
  • Los márgenes deben cubrir los costes indirectos y el beneficio esperado
  • Antes de ofertar el precio al que te obliga el mercado, debes saber si ese precio encaja con tus costes.
  • Si tienes dudas o quieres hacer un cálculo más preciso, solicita el asesoramiento de un profesional.

Y una idea final. Si prefieres poner precio a tus proyectos a través de un precio hora de tus técnicos puedes seguir haciéndolo, y utilizar este sistema para comprobar que con el precio que vas a poner vas a cubrir costes y obtener un beneficio.

Cálculo margen de beneficio y precio de un proyecto - Z1 Gestión

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