¿Cuál es la causa de que mi empresa tenga pérdidas? Esta es la pregunta clave. Si puedes responderla ya tienes una parte del camino hecho.
La caída de las ventas no tiene porque ser siempre la causa principal de las pérdidas. A veces ocurre que las empresas están sobredimensionadas, o simplemente tienen descontrol sobre sus gastos.
Es fundamental que conozcas el origen de las pérdidas.
Pierdo porque vendo mucho menos que antes
Lo primero es saber si la bajada de las ventas es temporal, bien por estacionalidad, bien por condiciones puntuales del entorno o del mercado, o ya es tendencia. Las formas de actuar deben ser distintas.
Suele ocurrir en algunas empresas que si la cosa va bien y entra mucho dinero todos los meses el control de los gastos es menos estricto. Y el problema se hace notar cuando caen las ventas.
Con esto no quiero decir que no haya que incurrir en determinados gastos, simplemente se trata de que hay que ser consciente de ellos y sobre todo conocer el alcance y el impacto que tienen sobre la cuenta de resultados.
En el caso de que se reduzcan las ventas, aparte de buscar el motivo e intentar solucionarlo, lo primero que hay que hacer es revisar nuestros gastos. Para ello es fundamental contar con un buen informe de ingresos y gastos mensual, que además nos permita ir al detalle.
Estudio de la rentabilidad de la empresa y sus productos y servicios
Cuando revises tu informe de ingresos y gastos mensual, podrás analizar casi de un vistazo qué gastos son los que más afectan a tu resultado. A veces no es tan evidente, y tendrás que hacer un estudio más a fondo de la viabilidad y la rentabilidad.
Efectivamente, la rentabilidad de la empresa depende en parte de la gestión, pero también de la rentabilidad de tus productos y servicios. ¿Has pensado que si tienes productos y servicios no rentables, están lastrando tu resultado?
Es necesario que conozcas cual es el origen de los resultados de tu empresa. Para ello, es de gran ayuda la contabilidad analítica, que te permite conocer los resultados por centro de coste, línea de negocio, departamentos, etc…
La planificación ayuda, y mucho: El plan económico financiero
Si el informe de ingresos y gastos mensuales nos habla del pasado, el plan económico financiero nos lleva al futuro. Está muy bien analizar las causas de lo que ha salido mal, pero es más importante saber lo que va a ocurrir a partir de ahora.
Imagina que intuyes por donde va a ir el mercado y los ingresos que vas a tener. Si esa intuición se cumple, tendrás que adaptar tus gastos a la nueva situación. Tendrás que saber si puedes contratar o no a un nuevo trabajador o si debes reducir los gastos de viaje o representación.
Es importante que sepas que no es lo mismo tenerlo en la cabeza que reflejarlo en una hoja de cálculo bien estructurada. Si no lo has hecho nunca, es el momento de que conozcas a tu gran aliado, el plan económico financiero.
Decir que es imposible conocer los ingresos que voy a tener no es una excusa. Hay muchas formas de plantear las previsiones. Por eso también es muy importante el seguimiento constante del presupuesto anual.
Analiza los distintos escenarios posibles
Simular y analizar escenarios futuros consiste en ver las repercusiones que pueden tener determinados cambios en el resultado de tu empresa.
Si tu empresa ha empezado a perder dinero, tendrás que pensar en hacer cambios, y es mejor que esos cambios estén lo mejor analizados posible.
Reducir gastos, cambios en el personal, en los centros de trabajo, etc… cada uno de esos cambios tiene una repercusión en el resultado de la empresa. Hay que analizar esos cambios y buscar el nuevo punto de equilibrio.
Aquí tienes una plantilla para analizar escenarios.
O esto cambia o tengo que cerrar
Los cambios no son malos. A veces, cambios que teníamos que haber hecho hace tiempo tenemos que hacerlos ahora obligados por las circunstancias. Eso sí, los cambios hay que hacerlos con cabeza, y a ser posible bien planificados.
¿Has oído hablar del plan de empresa o plan de negocio? Está muy asociado a emprendedores y nuevos negocios, pero su utilidad va más allá. Es muy útil y esclarecedor para cambios en empresas en funcionamiento.
El plan de empresa es un documento muy bien definido y estructurado donde se estudia la viabilidad futura de una empresa. Se estudia el entorno, el mercado, los recursos humanos, las circunstancias propias de la empresa y finalmente se traduce a términos económicos.
Plantéate hacer ese plan de empresa aunque no tengas previstos cambios. ¡Te sorprenderá!
En resumen
- Actúa inmediatamente. No dejes que se acumulen las pérdidas
- Mantén un buen control de ingresos y gastos. Mira el % que representa cada gasto sobre los ingresos, su evolución, y compáralo con otras empresas de tu sector.
- Planifica. Es imprescindible hacer previsiones de ingresos y gastos. Si el resultado futuro es negativo con esas previsiones, corrígelo antes de que se produzca.
- Sé tú quien controle el cambio y no que el cambio te arrolle sin haber planificado
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