El presupuesto anual de ingresos y gastos se ha convertido en una herramienta fundamental para la gestión económica de las empresas.

Aunque pueda parecer lo contrario, su objetivo principal no es adivinar cuáles van a ser los ingresos de tu empresa para un año concreto. Su principal funcionalidad es ayudarte a marcar el camino en función de cómo se vaya desarrollando la actividad a lo largo del periodo analizado.

¿Y qué significa esto? Pues que te da alternativas, distintos escenarios, sobre todo si la situación no es como esperabas a comienzos del ejercicio. Si las ventas no son las esperadas, te avisa de que tienes que tomar medidas. Si has previsto distintos escenarios de ingresos, ya sabrás con antelación cuáles son las medidas a tomar en cada uno de ellos.

Es importante que sepas cómo funciona y cómo puede ayudar a tu empresa, y de eso trata este artículo.

¿Para qué sirve el presupuesto anual?

El presupuesto anual tiene múltiples utilidades, y algunas de ellas las irás descubriendo según lo vayas utilizando, pero aquí te indico algunas de las más importantes:

• Para anticipar los resultados que puedes obtener en función de los distintos escenarios de ingresos y gastos que plantees, haciendo simulaciones y evitando sorpresas
• Para saber cuánto te puedes gastar en las diferentes partidas de gasto o en los departamentos. Para saber si puedes contratar nuevo personal, o subir el sueldo de tus trabajadores. En definitiva, para saber el impacto que estos cambios tendrían en el resultado
• Para observar y controlar la evolución económica de tu empresa, y en caso necesario, reconducirla si los resultados no son los deseados.
• Para marcar objetivos por departamentos, por líneas de negocio, por productos o servicios, para el departamento comercial, etc…

Estoy seguro de que encontrarás más utilidades prácticas que beneficien a la gestión de tu empresa.

¿Cómo hacer un presupuesto anual?

Hay muchas formas de empezar un presupuesto. Y al igual que todo en la vida, depende. Depende del tipo de empresa, de la antigüedad, de la experiencia haciendo presupuestos, de la información que se tenga….

• LOS INGRESOS

Lo ideal es conocer, o al menos tener una idea de por dónde van a ir los ingresos. Pero si no la tienes no te preocupes, porque hay otras formas (lo verás más adelante).

Procura dividir tus ingresos en líneas de negocio o líneas de producto o servicios homogéneas. Cuantos más detalles tengas de tus futuros ingresos, mejor.

Si tienes muchos detalles, por ejemplo muchos clientes, ponlos en una hoja aparte.

Nos interesa que el presupuesto anual podamos verlo en una sola hoja, para tener de un vistazo toda la información. Por eso es conveniente definir líneas de ingresos resumidas en la hoja principal.

• GASTOS DIRECTOS

Son los que están directamente relacionados con las ventas. Aquellos gastos que solo tienes si generas ingresos. El caso más claro es el de las materias primas.

Si fabricas pan, tus gastos directos más evidentes son la harina, el agua, la levadura, la sal. Pero también tienes otros como pueden ser la electricidad que consume el horno.

Si en el mes de agosto no fabricas pan, no tienes gasto de harina, ni electricidad extra. Esa es la idea principal de los gastos directos. Aunque hay matices.

• GASTOS DE PERSONAL

Formado por el personal de estructura de la empresa. En ocasiones, algún trabajador se puede imputar como un gastos directo en lugar de hacerlo como gasto de personal. Yo soy más partidario de que si forma parte de la estructura de la empresa se le incluya en la partida de personal.

Por ejemplo, el panadero contrata a una persona en las fiestas porque si no, no puede atender a todos sus clientes. Sería uno de los casos donde lo podemos considerar como un gasto directo.

Por otra parte, siempre, siempre, siempre, debes incluir tu salario. Aunque seas autónomo o empresario y no tengas asignada una nómina, o estés empezando y algunos meses no vayas a cobrar. 

• GASTOS GENERALES

También llamados a veces gastos fijos. A mi me gusta más llamarlos generales, porque no siempre son fijos. Por ejemplo, el presupuesto anual de publicidad no tiene por qué ser fijo.

La cuestión está en que los gastos generales son comunes al funcionamiento de la empresa, y por tanto no se pueden asociar a las ventas. Estamos hablando del alquiler del local, electricidad, gestoría, gastos de la web, amortizaciones, etc…

La mayoría de estos gastos los tendríamos aunque cerráramos 15 días por vacaciones. Siempre es conveniente llevar un buen control de estos gastos.

• OTROS GASTOS

Aquellos que no tienen que ver estrictamente con la actividad o que son extraordinarios. Por ejemplo los intereses por préstamos, impagados, etc…

Esta es una clasificación estándar, y porque no decirlo, un poco personal. Te encontrarás con profesionales que tengan otro criterio de clasificación.

Al final lo que importa es que a tu empresa le sea útil la clasificación y el desglose que utilices. También que sea flexible y que la puedas adaptar a tus necesidades.

Fases del presupuesto anual

Lo ideal es que cuentes con el resto de departamentos o áreas de la empresa para realizar el presupuesto anual. En especial con el departamento comercial. Las previsiones de venta de tu empresa son sus objetivos.

La primera fase por tanto es la coordinación entre departamentos para fijar objetivos de venta. Según la estructura de la empresa, se definirán los gastos por departamento, por proyecto o en global.

Esta fase puede llegar a tener sus complicaciones y peculiaridades, pero para resumir, una vez realizada hay que poner todos los datos en común, agruparlos y hacer el presupuesto global.

Por tanto la segunda fase sería la confección del presupuesto de la empresa con los datos obtenidos.

La tercera fase sería el seguimiento. Tan importante como las otras, o incluso más.

Se trata de ir comprobando mes a mes, si se van cumpliendo las previsiones. Si se cumplen, fenomenal. Sino, habrá que ver donde se han producido las desviaciones, y en el caso de que sean elevadas, analizar y corregir. Lo ideal es que vincules tu contabilidad con el presupuesto, de esta forma, el seguimiento podrá ser casi automático.

Al ir haciendo el seguimiento, el presupuesto variará. Hay que irlo adaptando a la realidad. Pero la idea es tener el ojo siempre puesto en el resultado de final del ejercicio. Si no nos gusta lo que sale, habrá que actuar para corregirlo.

Otra forma de plantearse el presupuesto de una empresa

Si te resulta complicado calcular de una forma más o menos fiable tus ingresos, empieza por los gastos. ¿Cómo se hace eso?

Calcula tus gastos generales (fácil), los de personal, los habituales. Los gastos directos pueden ir en porcentaje sobre ingresos, o bien con algún otro criterio que se adapte bien a tu actividad.

Una vez que tienes todos los gastos con su importe, o en relación a los ingresos (vinculados con una fórmula), vete calculando mes a mes los ingresos que necesitas para cubrir esos gastos.

Cuando llegues al nivel de ingresos donde el resultado sea cero, habrás obtenido tu punto de equilibrio. A partir de ahí obtendrás beneficios.

Aquí te puedes descargar un pdf con un ejemplo completo de un presupuesto anual de ingresos y gastos para 2023, donde puedes visualizar los resultados previstos para todo el ejercicio actualizados mes a mes con cada cierre contable.

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Resumen

• Prepara una plantilla donde tengas toda la información que necesitas
• Calcula los ingresos y gastos apoyándote en el resto de áreas o departamentos
• Realiza un seguimiento mensual con la contabilidad y actualiza la información

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