El presupuesto anual de ingresos y gastos de una empresa permite marcar su rumbo. En muchas ocasiones se hace de una forma global, sin entrar en detalle de presupuesto por departamentos, áreas o centros.

Pero hay veces que es necesario conocer la asignación realizada a cada uno de ellos, tanto en ingresos como en gastos, y de esta forma poder marcarles objetivos y de paso controlar el gasto de la empresa.

El punto de partida

Cada vez más, surge la necesidad de controlar el gasto que puede permitirse una empresa. Es mucho más efectivo controlarlo antes que después, cuando ya se ha producido y no hay opción de eliminarlo. Para eso está el presupuesto anual de ingresos y gastos, que, de una forma global, controla la evolución de la empresa a lo largo de un periodo.

En ocasiones, algunas empresas necesitan ir un poco más allá. Es decir, no solo necesitan saber cómo va evolucionando la empresa, sino que quieren saber cuánto gasta cada departamento.

Los objetivos de esta necesidad pueden ser muy variados. Desde saber cuánto le cuesta cada uno de ellos, hasta marcarles umbrales de gasto. No suele ser habitual hacer presupuestos por departamento para conocer su rentabilidad, ya que los ingresos no suelen estar asignados por departamento.

¿De quién son los ingresos? ¿Del departamento técnico, del comercial…? No suele tener mucho sentido este planteamiento en este caso, ya que eso está más orientado a centros, sucursales, delegaciones, etc…, pero no a departamentos.

Por eso, lo primero que tienes que plantearte es qué quieres conseguir.

Por dónde empezamos el presupuesto por departamentos

Bien, una vez definidas las necesidades y los objetivos, tenemos que pasar a la acción. Lo primero, es saber qué información vamos a necesitar de cada departamento. El nivel de detalle al que llegaremos.

Este detalle dependerá también de la empresa, pero lo ideal es que no sea excesivo. Por dos razones, la primera es que seguramente no puedas llegar a analizar toda esa información, y lo segundo es que llevará mucho tiempo a los responsables del departamento y posiblemente no lo hagan con las mismas ganas que si pueden hacerlo de una forma más sencilla. Sobre todo en los primeros presupuestos, más adelante ya se puede ir viendo si es necesario más detalle.

Es muy importante que el detalle al que quieras llegar esté también disponible en la contabilidad, ya que no tiene sentido pedir que digan cuánto se van a gastar en papel para la impresora si luego no hay forma de saber cuál ha sido el gasto real en esa partida. Diseña tu contabilidad para que separe las partidas que para tu empresa son importantes.

Como comentaba al principio de este artículo, el objetivo no suele ser medir la rentabilidad de cada departamento, pero es posible que determinados ingresos sean específicos de un departamento y quieras marcarles también objetivos de ingreso. Por ejemplo, si en una empresa que hace instalaciones hay un departamento de mantenimiento posterior para esas instalaciones, es posible que sí te interese saber cuáles van a ser los ingresos generados por esa línea de negocio.

Esto es porque tendrás que evaluar en algún momento si ese departamento resulta rentable o no. En todo caso, en este ejemplo coincide que un departamento es a la vez una línea de negocio. Es decir, que lo que tratamos de medir es sobre todo la rentabilidad de la línea de negocio, no tanto la del departamento.

Qué gastos vamos a presupuestar

El gasto más importante, y también el más fácil de medir, suele ser el de personal. Lo habitual es que las personas estén asignadas a departamentos, o al menos que se las pueda asociar a un departamento determinado.

Por tanto, lo primero es hacer el cálculo del gasto de personal. Si de forma natural tu empresa no está dividida por departamentos, haz una división «virtual». Estudia las funciones de cada trabajador y mira a ver cómo encaja en cada uno. Trata de no crear mil departamentos y agrupa en aquellos casos que sea conveniente. Por ejemplo, un departamento puede ser Administración, y puede incluir al personal de limpieza, al de recepción e incluso a la dirección.

Sobre todo, muy importante, separa las cuentas contables de gasto por salarios y seguridad social por departamento. Es fundamental para el seguimiento posterior.

Dentro del personal puede haber consultores externos o colaboradores que te interese que formen parte del bloque de personal. Por ejemplo, si tienes un consultor o asesor económico externo y quieres que aparezca dentro del departamento de administración en lugar de aparecer como servicios exteriores en los gastos generales.

El resto de gastos va a depender de cada empresa. No siempre quiere decir que porque se le asigne un gasto a un departamento ese gasto sea atribuible a él, en el sentido de que forme parte del coste del departamento.

Por ejemplo, los gastos de publicidad se pueden atribuir al departamento de Marketing, pero solo porque son ellos los que gestionan ese gasto. Es decir, que Marketing tenga un presupuesto de 100.000 euros al año en publicidad quiere decir que tiene que gestionar esos 100.000 euros para que repercutan en los ingresos de la empresa. Y si se gastan 120.000 tendrán que explicar por qué se han gastado 20.000 euros más, pero no se trata de decir que el departamento de Marketing es muy caro porque le cuesta 100.000 euros (más el resto de sus gastos) a la empresa. El objetivo del presupuesto por departamentos no suele ser ese.

Ten en cuenta que habrá gastos en la empresa que son comunes a toda la empresa y que por tanto no se pueden asignar a nadie de una forma clara. Por ejemplo, la conexión a internet, el alquiler del local o el gasto en electricidad. Estos gastos se meterán en una cuenta común. Otra cosa es que después puedas hacer asignaciones extracontables, por ejemplo en una hoja excel o por centro de coste si tienes un módulo de contabilidad analítica.

Imagina el caso del local u oficina de trabajo. Lo ideal es meterlo todo en una sola cuenta contable. Pero puedes hacer un reparto posterior, sabiendo que el departamento de administración ocupa un 21% del espacio total, el taller un 50%, etc… En todo caso, esto ya está más orientado hacia la rentabilidad de los departamentos. A efectos del presupuesto puedes dejarlo aparte, al menos de momento.

Quién se encarga de llevarlo a cabo

Este punto depende de muchas cosas, como el tamaño de la empresa, la jerarquía, o el poder de decisión que tenga cada departamento, entre otros. En algunas empresas, el responsable de cada departamento tendrá que pasar un presupuesto de lo que estima que se va a gastar. En otras, la Dirección le enviará una asignación para se adapten a ella, y ésta se podrá negociar, evaluar o aprobar por parte del responsable.

Sea en el formato que sea, el responsable del departamento tiene que conocer y validar esa asignación. No solo porque se tenga que ajustar a ella, sino porque tiene que formar parte de ella, por un tema de motivación y valoración de su trabajo y de la del resto del departamento.

Lo que tiene que existir siempre en la empresa es una figura de coordinador del presupuesto. Ten en cuenta que el presupuesto se debe «ensamblar». Es decir, partimos de diversos presupuestos: por departamento, de ingreso, comunes, etc… y todo eso hay que fusionarlo para realizar el presupuesto global de la empresa. También es conveniente que exista esa figura para que los responsables puedan resolver dudas, plantear alternativas o hacer el seguimiento.

El coordinador también debe hacer ese seguimiento mensual o trimestral (preferible mensual) para analizar y discutir con quien corresponda sobre la evolución de los resultados.

Como te decía, dependiendo del tamaño de la empresa habrá una o varias personas que se encarguen de cada tarea. Puede darse el caso de que incluso el coordinador sea el que haga todo y se encargue de recopilar toda la información, analizar y reportar a la Dirección.

Conclusiones

Hacer un presupuesto por departamentos requiere tener unos objetivos previos y una motivación, ya que supone un esfuerzo extra para todo el personal de la empresa. Es interesante porque permite a los responsables ser más conscientes del gasto que aportan a la empresa, pero hay que valorar en cada caso si es necesario y conveniente hacerlo o no.

• Decide el nivel de detalle que vas a necesitar para hacer los cambios necesarios en la contabilidad
• Define bien los departamentos, así como el personal y los gastos que llevan asociados cada uno. No es conveniente que sean muchos, y te puede interesar incluso agruparlos.
• Asigna las tareas que tendrá que realizar cada trabajador de la forma que resulte más operativa en función del tamaño de tu empresa

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