Seguramente te hayas hecho alguna vez esta pregunta, sobre todo si has tenido o tienes problemas de tesorería. Puedes plantearte que no sirve de nada facturar si después no lo vas a cobrar o lo vas a cobrar muy tarde, y no te falta razón. Pero hay matices, y es lo que vamos a ver en este artículo. No hay una respuesta única y tajante a esta pregunta, así que nos remitiremos a la respuesta universal: depende.

Diferencia entre ingreso y cobro

Lo primero que tenemos que hacer es tener clara la diferencia entre ingreso y cobro. El ingreso se produce en el momento de la venta, cuando se emite la factura. Es lo que normalmente se llama devengo. Que realices una venta quiere decir que tu cuenta de resultados va a reflejar un ingreso que aumentará los beneficios de tu empresa, independientemente de que esa venta se haya cobrado o no. El cobro es el movimiento de dinero que liquida esa factura, que se traduce en un ingreso en la cuenta corriente o en una entrada de dinero en efectivo.

Generalmente, lo más complicado de conseguir es la venta. Es decir, tenemos que atraer a un cliente, convencerle de que nuestro producto o servicio le conviene y es mejor que el de la competencia. No tienes más que ver que hay muchos más libros orientados a la venta que hacia el cobro, y que las empresas dedican muchos más recursos a vender que a cobrar.

Por tanto, el primer objetivo de una empresa debe ser vender sus productos o servicios. No obstante, aunque no es el objetivo de este artículo, no se trata de vender por vender. Hay que tener una estrategia, un control de costes y de precios y saber cuánto hay que vender y con que margen para que la empresa sea rentable.

El siguiente objetivo es cobrar lo que se ha vendido. Este es un trabajo previo a la venta, no posterior. Es decir, no debemos vender a un cliente que tiene pocas probabilidades de pagar sus deudas solo para aumentar nuestras ventas.

El proceso de venta

Ya sabes lo que supone una venta. Publicidad, llegar a tu público objetivo, red comercial, una oferta atractiva, etc… en fin, tiene su arte, y como te indicaba anteriormente, hay multitud de bibliografía sobre el tema. Los ingresos obtenidos por la venta son los que sostienen a cualquier empresa, ya que existe una estructura de gastos que hay que mantener. Hay una serie de gastos como el personal, alquileres, mantenimiento, seguros, etc… que requieren que existan ventas suficientes y con margen suficiente como para al menos poder cubrirlos. Lógicamente, también hay que comprar las materias primas o los productos que van a generar la venta.

Hay un concepto muy interesante que es el punto de equilibrio, que es el nivel de ventas necesario para cubrir los gastos fijos y los variables. En ese punto, el resultado es cero. Ya tienes por tanto una referencia.

¡No puedes vender por debajo del punto de equilibrio!

Si lo haces, da igual que cobres todo lo que vendas, tus ingresos no podrán cubrir tus gastos y si esa situación se prolonga en el tiempo, tarde o temprano tendrás que cerrar.

¡Ojo!, porque una misma empresa puede tener diferentes puntos de equilibrio, dependiendo del margen bruto de sus ventas. Por ejemplo, si tus gastos de estructura son de 300.000 euros y el margen bruto de tus ventas es de un 30% tendrás que vender 1 millón de euros para poder cubrir los márgenes de estructura. Pero si tu margen es solo del 15%, tendrás que vender 2 millones de euros. ¡Fíjate en la importancia de elegir bien el margen!

He visto empresas que vendiendo 1 millón de euros obtienen un beneficio superior que otras que venden 5 millones. Y es por el margen. A veces se piensa que las empresas que venden mucho son muy rentables, y no siempre es así. Hay empresas que necesitan vender mucho para poder cubrir sus costes, posiblemente porque tengan una estrategia de precios bajos o porque en el mercado en el que operan les exija tener ese margen tan bajo.

Por tanto, no siempre es aconsejable aumentar las ventas, sobre todo si es a costa del margen. Lo mejor es estudiar los diferentes escenarios y saber cuál es el que más conviene a tu empresa, sin perder nunca de vista el punto de equilibrio.

El proceso de cobro

Como indicaba antes, el proceso de cobro no empieza cuando finaliza la venta, sino que empieza antes. Una venta con cobro aplazado requiere conocer al cliente, ya que se va a generar una deuda que tendrá que pagarte. ¿Has visto algún banco que preste dinero sin conocer a quién se lo va a prestar?, pues en definitiva es lo mismo, porque tu empresa no le presta directamente dinero a sus clientes, pero presta un servicio o vende un producto que cuesta dinero. Otra cosa es saber hasta dónde hay que llegar en el proceso de conocimiento. Por ejemplo, si vas a vender a una gran cadena de centros comerciales probablemente no necesites estudiar su solvencia, ya que se da por sentada. Si esa cadena tiene problemas financieros seguramente te enteres rápidamente sin necesidad de solicitar informes.

Otras veces puedes tener clientes referenciados por amigos o por otras empresas para los cuales tengas información informal (aunque fiable) sobre su solvencia. En fin, se pueden dar muchos casos donde no sea necesario solicitar información adicional. Aceptar o no esa información ya depende del grado de fiabilidad que des a esas fuentes.

No obstante, para los casos en los cuales existan dudas o el importe de la venta sea considerable y requiera asegurarse, existen diferentes formas de hacerlo para aumentar la probabilidad de cobrar las ventas. A modo de ejemplo, y sin ser exhaustivo, tienes algunas opciones como estas:

  • Solicitar informes a empresas especializadas. Estos informes se basan sobre todo en las cuentas que las empresas han depositado en su Registro mercantil correspondiente, así que contiene ratios y cifras relacionadas con deudas, resultados y otras partidas interesantes que te darán muchas pistas sobre las posibilidades de que te pague la venta que le vas a hacer.
  • Asegurar la operación: Existen empresas que, a cambio de un porcentaje o una cantidad, aseguran el cobro de la operación, de tal forma que asumen ellos el riesgo de que el cliente no pague. Lógicamente, ellos tienen mucha información sobre la empresa que te tiene que pagar. El coste para tu empresa puede ser importante, pero a veces puede merecer la pena no asumir el riesgo. Dependerá del sector en que te muevas, del volumen de la operación o del margen, entre otros.
  • Factoring: El factoring consiste en que delegas en una entidad financiera el cobro de alguna de tus facturas. Si el factoring es «sin recurso«, es la entidad financiera la que asume el riesgo de que el cliente no pague. Esta operación tiene un coste, que puede ser más o menos elevado en función de las condiciones que necesites.
  • Cobrar al contado: Es una opción muy obvia, y lógicamente no todas las empresas pueden llevarla a cabo. Pero sí hay posibilidades de que ofrezcas un descuento por pronto pago que sea atractivo para tu cliente y a ti te evite los gastos de asegurar la operación. No obstante, cobrar al contado no asegura 100% el pago, salvo que le entregues el producto con una mano y con la otra recibas el dinero. Para asegurarte al 100% debería de ser cobro anticipado. Muchas empresas lo hacen, pero debería reservarse solo para los primeros pedidos. Una vez que conozcas a tu cliente y trabajes de forma más habitual con él, lo normal es que pague de forma aplazada, aunque ya depende de las costumbres y políticas de la empresa, y a veces de las del sector.
  • Cobrar por fases: Se hace sobre todo en obras, proyectos y prestación de servicios. Normalmente se cobra un anticipo y luego se van cobrando cantidades a cuenta o por cierre de etapas o fases. Si por ejemplo vas a realizar un proyecto para una empresa, te puede pagar un 50% antes de comenzar, un 30% a mitad de proyecto y un 20% al terminar. Con esto te aseguras al menos un 80% del cobro (no es probable que quiera dejar el proyecto sin acabar solo para no pagarte).

En fin, hay más opciones, y seguro que encuentras alguna que se adapte mejor a tu modelo de negocio.

Conclusiones

Es difícil responder de forma única a la pregunta de si es mejor facturar o cobrar, porque dependerá de muchas cosas .En mi opinión, en la gran mayoría de los casos lo más importante es facturar. Facturar te permite cubrir gastos. Sin facturación o con una facturación insuficiente, la empresa está condenada al cierre. No obstante, las estadísticas dicen que cierran más empresas por problemas con la tesorería. Estos problemas pueden venir causados por una mala gestión de los cobros, pero también por una facturación insuficiente, aunque sea en periodos concretos.

La gestión de cobros tiene solución. El problema es que las soluciones tienen un coste, a veces elevado. No siempre es necesario asegurar el cobro, a veces solo hay que adelantarlo. Si necesitas cubrir periodos prolongados (o incluso de forma permanente) de déficit de tesorería por el retraso en los cobros, tendrás que calcular un margen para tus ventas que sea suficiente para cubrir tus gastos y costes habituales y que además cubra también los gastos financieros y de aplazamiento.

A veces, los problemas de liquidez no solo tiene que ver con los aplazamientos de los cobros. La gestión de la tesorería es muy amplia y en ocasiones se puede reducir el impacto negativo con otras acciones complementarias, como puede ser aplazar pagos a proveedores (muchas empresas pagan al contado para no complicarse con la gestión administrativa que supone controlar los vencimientos), controlar las existencias o incluso reducir gastos innecesarios.

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