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Registro De Facturas. Mayor Control De Gastos E Ingresos

Registro de facturas. Mayor control de gastos e ingresos

¿Por qué es importante llevar un buen registro de facturas?.

El control de las facturas, tanto emitidas como recibidas, es de gran importancia en cualquier empresa o actividad profesional. Tiene implicaciones en el IVA, IRPF, cobros y pagos, y también para el control de ingresos y gastos.

Al final del artículo, tienes un enlace para descargarte una plantilla en excel.

Ya tengo una aplicación de contabilidad que registra las facturas

Si cuentas con una buena aplicación de contabilidad y gestión de terceros, tesorería, etc…  (ERP) puedes pensar que no es necesario, ya que la propia aplicación tiene un registro. En parte es cierto, pero en mi opinión, puede ser conveniente registrar también las facturas emitidas y recibidas en un sistema adicional, por ejemplo una hoja excel.

Hay varios motivos, pero te voy a poner un ejemplo sencillo que ocurre a menudo. Recibes una factura que tiene que revisar el jefe de compras antes de contabilizarla. Como está muy liado, la mete en un cajón para cuando tenga un hueco. Y en ese cajón se queda hasta que llama el proveedor para ver porque no se le ha pagado ¿te suena?.

Pues bien, si tienes un registro de facturas, puedes registrarla y ponerle una anotación de que la tiene el jefe de compras. E incluso una alarma para avisarle si al cabo de 3 días no te la ha devuelto.

Como en todo en la vida, conviene buscar un equilibrio entre el trabajo adicional de llevar un registro de facturas y los beneficios que aporte a tu empresa.

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Las cuentas me las lleva un gestor

Si tienes externalizada la contabilidad, el registro de facturas es realmente necesario. No porque no te fíes del gestor, sino porque con este sistema no siempre tienes un acceso inmediato a tus cuentas.

Además, es posible que la clasificación de las cuentas que ha definido el gestor no te aporte una información muy detallada a efectos de gestión.

En este caso, el registro de facturas tiene una doble función. Por una parte te sirve para lo que hemos visto antes, es decir para llevar un control de las facturas, y por otro como información para la gestión.

Si llevas ese registro en una hoja excel, puedes añadir columnas con información adicional, tal como tipo de gasto o ingreso, tipo de cliente o proveedor o información sobre cobros y pagos.

Si además esa información la vinculas a una hoja resumen donde tengas clasificados los ingresos y gastos por tipo, por mes, con porcentajes ,…. ya es para nota. Mira este ejemplo. ¿No te gustaría tener la información así?

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Autónomos y profesionales

Si tu forma jurídica es la de autónomo, entonces es el caso más claro. Tienes obligación de llevar un registro de facturas emitidas, recibidas y de bienes de inversión en lugar de una contabilidad formal. Si ya tienes esa obligación, ¿por qué no lo aprovechas?.

Puede parecer que los autónomos tienen tan poca variedad en sus ingresos y gastos que no necesitan un control. Nada más lejos de la realidad. Cuota de autónomos, colegios profesionales, alquileres, colaboraciones, publicidad, transporte, relaciones públicas…¿De verdad no quieres saber cuánto te gastas al mes o al año en cada una de estas partidas?

Lo mismo ocurre con los ingresos. Conviene tener separadas las distintas líneas de negocio o los tipos de ingresos tales como cuotas mensuales, actividad principal, ingresos extraordinarios, etc…

Registro de facturas ejemplo - Z1 Gestión

Plantilla excel de registro de facturas

Pincha en el enlace anterior para descargarte esta plantilla excel y poder llevar tu propio registro de facturas.

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