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Es el sueño de muchos empresarios, saber cual es el resultado de su empresa por centros de coste, es decir, por proyectos, por departamentos o por línea de negocio, entre otros.

En realidad, esto tiene un nombre y se llama cuenta de resultados analítica.

En este artículo vamos a ver:

  • Qué necesita una empresa para poder analizar su resultado por centros de coste
  • Qué ventajas aporta y el esfuerzo adicional que puede suponer
  • Cómo ponerlo en marcha

¿Qué es la cuenta de resultados analítica?

Es una cuenta de resultados donde, además de conocer los importes de los ingresos y gastos de un periodo, sabemos a que proyectos, centros de coste o línea de negocio están imputados cada uno de ellos.

Por verlo de una forma gráfica y sencilla, una cuenta de resultados normal (resumida), podría ser esta:

Y una cuenta de resultados analítica, esta:

Resultados por centro de coste - Z1 Gestión

En la segunda imagen vemos que cada proyecto tiene asociados sus ingresos, sus gastos y su resultado. Como además hay una serie de gastos comunes, se hace un reparto posterior de esos gastos entre todos los proyectos que ha realizado la empresa.

Este es un ejemplo, porque también se podría enfocar en los ingresos y gastos de cada departamento o de cada línea de negocio. Cada empresa puede elegir el criterio o criterios que más le convengan.

¿Cómo se puede hacer este análisis por centros de coste en una empresa?

La respuesta es muy fácil: con una contabilidad analítica. La gran mayoría de los ERP tienen ya módulos de contabilidad analítica, y en general es sencillo de implantar y mantener. Quizás, lo más difícil sea elegir cuáles serán los centros de coste más adecuados.

Muchas empresas suelen tener controles de este tipo en hojas excel paralelas a la contabilidad. ¿Es buena idea?. Puede serlo mientras los datos de esas hojas se contrasten con los contables. Es decir, que si por ejemplo sumamos todos los materiales que haya imputado a los proyectos, esa suma tiene que coincidir con el saldo de la cuenta correspondiente.

También hay que ver si esas hojas de cálculo son fáciles de mantener. Es importante.

En mi opinión, lo ideal es que los datos se metan en la contabilidad y las hojas de cálculo se alimenten de esos datos.

¿Qué ocurre si la contabilidad de tu empresa la lleva una gestoría?. Las gestorías, salvo excepciones, suelen llevar una contabilidad orientada a cumplir la normativa contable y fiscal, pero no es una contabilidad de gestión.

Generalmente recomiendo que las empresas lleven una contabilidad de gestión independiente de la que lleva la gestoría. No solo es buena para controlar la gestión de la empresa, también lo es para comprobar que la contabilidad oficial es correcta.

Hoy en día no hace falta ser un experto contable para llevar una contabilidad de gestión, aunque sí hace falta tener algunos conocimientos básicos, y sobre todo, que esa contabilidad esté bien diseñada y estructurada.

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¿Qué información se puede obtener?

La contabilidad está enfocada para sacar los resultados de un periodo concreto, normalmente un año natural, que va desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre, y que técnicamente se llama ejercicio contable, ejercicio económico o ejercicio a secas.

Pero claro, nuestros proyectos son caprichosos y a veces empiezan en un ejercicio y terminan en otro. ¿Qué ocurre en estos casos?

Para analizar por tanto la rentabilidad o el resultado de un proyecto, tienes que tener en cuenta datos de más de un ejercicio. Realmente, eso tampoco tiene tanta complejidad. Puedes diseñar plantillas en excel que permitan abarcar más de un ejercicio y por tanto hacer el seguimiento a toda la vida del proyecto.

En todo caso, también puedes (y debes) obtener la cuenta de resultados analítica de un año natural, que contendrá algunos proyectos completos y otros de forma parcial.

¿Y esto sirve para algo?. Pues sí. Imagina que el resultado final de tu empresa es negativo y no sabes por qué.

Si analizas la cuenta de resultados por proyectos, puedes observar que por ejemplo hay un proyecto que ha tenido más gastos que ingresos. Eso no supone que no sea rentable, sino que en ese ejercicio, simplemente no ha habido equilibrio (correlación, en términos contables) entre ambas partidas.

Si los ingresos que faltan en ese proyecto estuvieran por ejemplo en el ejercicio anterior, posiblemente, en su momento te sorprendiera que el resultado del ejercicio anterior fuera tan alto.

Es decir, que con este informe puedes saber cómo ha contribuido cada proyecto o línea de negocio al resultado de la empresa.

Los costes indirectos

Lógicamente, no todos los gastos que tiene una empresa están asociados claramente a un proyecto o línea de negocio. Hay una serie de gastos, como pueden ser los alquileres, mantenimiento, administración, etc… que hay que repartirlos entre los distintos centros de coste.

Lo que se suele hacer en estos casos es imputar esos gastos a centros de coste genéricos, a secciones o a centros secundarios. Llámalos como quieras. De tal forma que habrá que establecer un criterio de reparto de esos costes a los proyectos de ese periodo.

El criterio elegido no solo estará en función de la actividad de tu empresa, sino también de los recursos humanos y materiales con los que cuentes para establecerlo y mantenerlo.

En todo caso, siempre puedes pedir a un profesional externo que te ayude a implantar el sistema de costes más adecuado para tu empresa.

Conclusiones

  • Analizar el resultado de tu empresa, sea positivo o negativo, es muy recomendable.
  • El esfuerzo para implantar un sistema de control de resultados por centro de costes suele ser razonable, sobre todo teniendo en cuenta el valor de la información que te va a aportar a cambio.
  • Vas a poder analizar no solo la rentabilidad de tus proyectos, sino también cómo influye cada uno en el resultado de tu empresa

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