El seguimiento mensual del presupuesto anual es tan importante como la realización del propio presupuesto. Su verdadera utilidad es poder observar y controlar la evolución de las partidas presupuestarias, y por tanto de la empresa. En este artículo vamos a ver cómo realizar ese seguimiento y los criterios a tener en cuenta para que sea lo más útil y practico posible.
Aunque los criterios para hacer el seguimiento del presupuesto son independientes de la herramienta utilizada, es muy habitual que el presupuesto anual se haga en excel, así que algunas de las recomendaciones van enfocadas a este sistema, más que nada en la parte operativa.
Si quieres ver el proceso completo para realizar el presupuesto anual de tu empresa tienes este otro artículo.
Prepara un presupuesto que sea fácil de seguir
En la fase de elaboración del presupuesto hay que tener en cuenta algunas situaciones o características que harán más fácil su posterior seguimiento.
La principal, sin duda, es que las partidas presupuestarias se deben corresponder con cuentas contables si el seguimiento lo vas a hacer con la contabilidad (lo más habitual y recomendable). Si no, deberás hacerlo con partidas fácilmente identificables en las fuentes de donde obtendrás la información mensual.
Esto quiere decir que tendrás que adaptar la contabilidad al detalle que consideres oportuno para el presupuesto, o al revés, adaptar el presupuesto al detalle que contenga tu contabilidad. Un ejemplo, si vendes ropa y quieres diferenciar la compra y la venta de camisetas de la de pantalones, tendrás que tener una cuenta de compras y otra de ventas para cada uno de ellos. Si además quieres diferenciarlos por tejido, tendrás que ir abriendo cuentas para cada nivel de detalle que necesites.
No obstante, en casos como este es posible que tengas un sistema aparte para controlar compras y ventas con mucho detalle, por ejemplo, a través de una aplicación de control de inventario. Puedes valorar entonces si te merece la pena abrir esas subcuentas o prefieres llevarlo aparte. Mi recomendación es que, en la medida de lo posible, el seguimiento se haga íntegramente por la contabilidad, porque tendrás una única fuente de datos. Si necesitas profundizar más para un caso concreto, siempre puedes ir a otras fuentes.
Trata de que las cuentas de tu contabilidad no generen ambigüedad. Si el gasto en electricidad puede ser directo o indirecto, crea cuentas diferentes para cada caso. Lo ideal es establecer un criterio para todas las cuentas del mismo tipo. Por ejemplo, puedes establecer el criterio de que el 5º dígito de la cuenta sea 1 si es directo o 0 si es indirecto. En este caso, la cuenta 62801000 sería gasto directo de electricidad y la cuenta 62800000 sería gasto indirecto de electricidad.
En definitiva, se trata de que cuando diseñes la plantilla para el presupuesto anual de tu empresa tengas unas pautas previas y sea más fácil estructurarlo adecuadamente.
Cierres mensuales
El seguimiento presupuestario requiere que se realicen cierres mensuales en la contabilidad para que los datos sean lo más fiables posible. De poco sirve analizar los ingresos y gastos de un mes si al día siguiente se registra en la contabilidad una nueva factura de ventas que no estaba previamente.
No obstante, el seguimiento del presupuesto también hace en cierto modo la función de cierre mensual, ya que las desviaciones te pueden indicar que faltan facturas por contabilizar.
A modo de recordatorio, los cierres mensuales están pensados para controlar que se realicen todos los procesos y se registren todas las facturas y asientos del mes que se cierra. También se trata de evitar que se queden facturas en los cajones. Es relativamente sencillo comprobar los ingresos y gastos periódicos, las amortizaciones, los gastos de personal o amortización de préstamos. La conciliación bancaria también ayuda a evitar que se queden movimientos sin registrar.
El seguimiento del presupuesto en excel
Algunas aplicaciones de gestión empresarial (ERPs) tienen módulos específicos de elaboración y seguimiento presupuestario. Como no es posible ver todas las alternativas que existen, nos centraremos en la herramienta universal que es la hoja de cálculo (por ejemplo, excel). Para hacer un seguimiento del presupuesto en excel debemos tener 3 bloques para cada epígrafe que queramos seguir: previsto, realizado y desviaciones.
Por ejemplo:
Verás que con este formato es muy sencillo apreciar de un vistazo desviaciones llamativas de un determinado gasto.
El bloque llamado REALIZADO se alimenta de la contabilidad. Lo mejor es obtener un diario en formato excel (cualquier aplicación de contabilidad lo permite) y colocarlo en una pestaña de la hoja excel del presupuesto. Con la función SUMAR.SI.CONJUNTO será relativamente sencillo obtener de una forma automática los gastos correspondientes a cada partida. Esta función te permite anidar varias condiciones. En este caso necesitamos la condición de la cuenta contable y el mes.
Lo único que tendrás que hacer cada mes es descargar el nuevo diario y copiarlo en la hoja correspondiente, de tal forma que se actualice la información-
También es conveniente obtener un balance de sumas y saldos, que podemos insertar también en la hoja excel del presupuesto. Este balance nos va a permitir comprobar que los saldos totales coinciden con lo que tenemos, y en especial el resultado final.
Trata de poner los controles y comprobaciones necesarios para asegurarte de que la información generada es correcta.
Análisis de las desviaciones
En el seguimiento del presupuesto anual de una empresa lo más importante es el análisis de las desviaciones. Si las desviaciones son cero, quiere decir que todo va según lo previsto y que no debemos preocuparnos, puesto que el análisis que hicimos al realizar el presupuesto sigue siendo válido. Pero lo habitual es que haya desviaciones.
En primer lugar, existe un criterio que me parece muy interesante para que el análisis sea más intuitivo. Se trata de que las desviaciones tengan signo positivo si la diferencia es favorable para la empresa. Es decir, será signo positivo si un mes hay más ingresos de los esperados, pero también si hay menos gastos de los previstos.
Las desviaciones pueden ocurrir por varios motivos, estos son algunos de ellos:
- Cambios en los precios:
Tanto en ventas como en compras, puede ser que la cantidad comprada o vendida en unidades sea la prevista, pero que la partida económica varíe porque se ha modificado el precio. Esto obligará a rehacer las previsiones de futuro, que si las tienes vinculadas a los precios te resultará más sencillo. - Cambios en las cantidades:
Ocurrirán si el precio no ha variado pero hemos comprado o vendido una cantidad diferente a la prevista. Esto también puede afectar a las previsiones futuras, ya que es posible que lo que no hayamos comprado un mes haya que comprarlo en el siguiente. - Cambio en precios y en cantidades simultáneamente. Incluso puede que uno de ellos suba y otro baje
- Aparición de nueva información que permita ser más preciso en las previsiones (nuevos contratos, nuevas oportunidades, etc…)
- Además, las desviaciones pueden venir por errores, falta de registro de facturas y otros movimientos, ingresos y gastos que corresponden a otros periodos, etc…
Por eso, es muy conveniente tener un cuadro adicional en el cual, de forma manual, se puedan ir registrando los motivos de las desviaciones más importantes. Así podrás saber cuál es el resultado real de cada mes, y sobre todo no tendrás que revisar todos los meses las desviaciones de periodos anteriores.
Es posible que para analizar adecuadamente algunos de estos motivos se requiera un mayor detalle de las previsiones, pero este análisis es muy interesante y aporta mucha información, así que puede merecer la pena.
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Te dejo aquí un ejemplo completo de un presupuesto anual con su seguimiento mensual
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